Jak zrobić najlepszy użytek z inwestycji w platformę Microsoft 365

Wyciśnij wszystko co najlepsze z subskrypcji Microsoft 365.

Ponad 3,5 miliona firm na całym świecie korzysta z Microsoft 365. Platforma cyfrowych miejsc pracy stała się standardem komunikacji i współpracy znosząc ograniczenia związane z lokalizacją. Licencje biznesowe kupuje się na użytkownika miesięcznie, dopasowując je do wymagań danej organizacji.

Wybór odpowiednich licencji, nazywanych też planami subskrypcyjnymi Microsoft 365, może stanowić wyzwanie. Wpływa na to konieczność zrozumienia złożonych opcji do wyboru oraz zapewnienia, że wybrane plany są zgodne z potrzebami organizacji i pozostaną aktualne mimo zmieniających się warunków. Wybór planu na wyrost lub zbyt ubogiego może skutkować niepotrzebnymi kosztami lub ograniczoną funkcjonalnością. Dodatkowo, niski poziom zaadaptowania ze strony użytkowników może prowadzić do utraty wydajności w codziennych działaniach. W tym artykule omówimy kluczowe kwestie, które pomogą w poruszaniu się po ofercie planów biznesowych Microsoft 365 i wyborze opcji odpowiedniej dla danej organizacji.

Struktura licencji i kosztów Microsoft 365

Microsoft 365 oferuje szereg planów subskrypcyjnych. Są one zaprojektowane tak, aby zaspokoić różne potrzeby biznesowe firm różnej wielkości. Każdy z nich oferuje inny zestaw aplikacji i usług.

Licencje w kategorii „Business” są przeznaczone dla małych i średnich firm z maksymalnie 300 użytkownikami. Licencje „Enterprise” są stworzone z myślą o produktywności miejsc pracy większych organizacji. Licencje „Frontline” to tańsze alternatywy z aplikacjami i usługami dla osób pracujących w usługach i produkcji. Istnieją również różne dodatkowe licencje na funkcje z takich obszarów jak: bezpieczeństwo, konferencje audio, telefonia lub analiza miejsca pracy. Niektóre usługi mogą być powiązane z licencjami premium (patrz tabela poniżej).

Organizacje wybierają spośród licencji aktualnie oferowanych przez Microsoft, a następnie przypisują je do swoich użytkowników. Możliwe jest łączenie i dopasowywanie licencji. Na przykład większe przedsiębiorstwa mogą kupić kombinację licencji “Enterprise” i dodatków bezpieczeństwa dla określonych użytkowników. Wraz ze zmianą potrzeb organizacji, dział IT może zakupić dodatkowe licencje, przypisać je tam, gdzie są potrzebne lub zakończyć subskrypcję, aby obniżyć koszty.

Dźwignie optymalizacji wydajności

Dopasowanie licencji Microsoft 365

Dopasowanie oznacza strategiczne podejście zapewniające, że organizacja kupuje tylko te licencje, których potrzebuje. Gwarantuje to, że organizacja uzyskuje największą wartość z inwestycji, unikając niepotrzebnych wydatków. Chodzi o zakup właściwych licencji dla właściwych osób i we właściwym czasie. Proces ten obejmuje zrozumienie specyficznych wymagań każdej grupy użytkowników i precyzyjne dopasowanie ich do odpowiedniej licencji Microsoft 365. Kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej oceny potrzeb organizacji. Obejmuje to zrozumienie ról i obowiązków każdej grupy użytkowników, ich wzorców użytkowania oprogramowania i potrzeb w zakresie współpracy. Na przykład użytkownicy, którzy potrzebują dostępu tylko do podstawowych aplikacji Office, mogą nie potrzebować planu premium, który obejmuje zaawansowane narzędzia analityczne. Regularne audyty licencji mogą pomóc zidentyfikować nieużywane lub niedostatecznie wykorzystywane licencje, które można następnie przenieść lub wycofać w celu optymalizacji kosztów.

Eliminacja wielu produktów z tymi samymi funkcjami

Aby w pełni wykorzystać platformę Microsoft 365 i obniżyć koszty licencjonowania, należy ocenić, w jakie narzędzia są już wyposażone nasze cyfrowe miejsca pracy. Warto sprawdzić funkcje, które pokrywają się z ofertą Microsoft 365. Na przykład, jeśli korzysta się z narzędzia do wideokonferencji innej firmy, to warto rozważyć migrację do Microsoft Teams. Podobnie, jeśli korzysta się z oddzielnego oprogramowania do zarządzania projektami, to zamiast niego wystarczający może być Microsoft Planner. Konsolidując te narzędzia w ramach platformy Microsoft 365, można wyeliminować potrzebę korzystania z licencji innych firm, a tym samym obniżyć ogólne koszty.

Dowiedz się, jak Avenga opracowała wysoce konfigurowalne rozwiązanie intranetowe, które osiąga 99,9% nieprzerwanej pracy i dostępności usług. Historia sukcesu

Zaadaptowanie i zarządzanie zmianami na platformie Microsoft 365

Poprzez edukowanie użytkowników w zakresie możliwości narzędzi Microsoft 365, do których już mają dostęp, mogą oni usprawnić swoją pracę, poprawić współpracę i wyeliminować zbędne działania. Nie tylko zwiększa to produktywność, ale także maksymalizuje zwrot z inwestycji w platformę  Microsoft 365.

Administratorzy IT mogą ocenić bieżącą wydajność wykorzystania platformy Microsoft 365 w swojej organizacji za pomocą następujących narzędzi:

• Wskaźnik Zaadaptowania (Adoption Score): to narzędzie mierzy, w jakim stopniu organizacja wykorzystuje platformę Microsoft 365. Bierze pod uwagę aktywne korzystanie z różnych usług i porównuje je z liczbą przypisanych licencji.
• Raporty Centrum Administracyjnego Microsoft 365 (Microsoft 365 Admin Center Reports): te raporty oferują wgląd w sposób, w jaki organizacja korzysta z usług platformy Microsoft 365. Mogą pokazywać liczbę aktywnych użytkowników, które usługi są najczęściej używane i zmienność trendów w czasie.
• Analityka Użycia Microsoft 365 w Power BI (Microsoft 365 Usage Analytics w Power BI): ta funkcja tworzy pulpit nawigacyjny z widokiem na wykorzystanie poszczególnych produktów w ciągu ostatnich 12 miesięcy, w jaki sposób użytkownicy zaadaptowują i wykorzystują Microsoft 365. Oprócz gotowych raportów można dodawać raporty niestandardowe. Przykładowo dostępne jest wstępnie skonstruowane podsumowanie trendów zaadaptowania i szczegółowy widok liczby aktywnych użytkowników oraz kluczowych aktywności dla każdego produktu.

Regularnie przeglądając te wskaźniki i raporty, administratorzy IT mogą identyfikować niewykorzystane usługi, a w razie potrzeby organizować szkolenia użytkowników, by na koniec zoptymalizować wykorzystanie platformy Microsoft 365 w swojej organizacji.

Kluczowe znaczenie ma zapewnienie ciągłego szkolenia i wsparcia, aby zagwarantować, że użytkownicy znają najnowsze funkcje i najlepsze praktyki. Takie proaktywne podejście do umiejętności cyfrowych pozwoli im na wykorzystanie pełnego potencjału platformy Microsoft 365, a tym samym przyczyni się do sukcesu organizacji.

Podsumowanie

Aby zminimalizować koszty i zmaksymalizować wydajność dzięki platformie Microsoft 365, organizacje mogą strategicznie dostosować licencje Microsoft 365 do potrzeb swoich pracowników. Co więcej, mogą ocenić swoje cyfrowe miejsca pracy i – jeśli to możliwe – przenieść usługi na platformę Microsoft 365, eliminując potrzebę korzystania z licencji innych firm.

Edukacja użytkowników w zakresie możliwości Microsoft 365 i ciągłe szkolenia mogą zwiększyć produktywność i zapewnić maksymalne wykorzystanie platformy. Raporty Adoption Score, Microsoft 365 Admin Center i Microsoft 365 Usage Analytics w Power BI są narzędziami, dzięki którym można podejmować decyzje oparte na danych.

Avenga może wesprzeć swoim doradztwem w zakresie dopasowania i wyboru licencji Microsoft 365, realizować projekty migracji Microsoft 365 oraz zapewnić zasoby do wdrażania zmian i zarządzania nimi: skontaktuj się z nami.