Zmieniać czy udawać, że się zmienia

Refleksje na temat sił prowadzących do zmiany w systemach IT w kontekście transformacji cyfrowej.

Zastanawiamy się nad możliwością przeprowadzenia transformacji cyfrowej. Szukamy sposobów na modernizację dotychczasowych systemów. Jaką drogę należy obrać, wychodząc naprzeciw nowym oczekiwaniom klientów? Czy nadszedł czas na przeprojektowanie starszych aplikacji, aby wypełnić lukę pomiędzy obecną ofertą biznesową a wymaganiami rynku? Czy też najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie innowacji? Zacznijmy od nowoczesnego podejścia do rozwoju systemów IT.

Podejście produktowe

Zmiany w IT dotyczą nie tylko technologii, ale również procesu inwestycyjnego. Kończą się czasy, kiedy wdrożenie jakiegoś projektu IT oznaczało huczne zakończenie pewnej fazy, szkolenie dla użytkowników oraz borykanie się z nieuniknionymi problemami na początku funkcjonowania nowego rozwiązania, które jednak były szybko rozwiązywane. Następnie nadchodził okres utrzymania systemu, charakteryzujący się stałą, ale niewielką ilością pracy, aby usunąć błędy i zapewnić niewielkie ulepszenia wraz z upływem czasu.

W minionych czasach (>10 lat temu) taki właśnie stosowano model działania – coś zostało stworzone, musiało być „serwisowane” i utrzymywane, ale w zasadzie cała koncepcja sprowadzała się właśnie do takiego ramowego podejścia. Opracowane rozwiązanie miało funkcjonować do czasu rozpoczęcia kolejnego projektu, którego zadaniem było dodanie znacznej liczby nowych funkcjonalności lub do czasu zdezaktualizowania się starych systemów przy założeniu, że nowy system będzie musiał być stworzony całkowicie od zera (koszt wprowadzenia zmian przewyższał koszt pracy od podstaw, a stary system mógł być wykorzystany jako źródło niektórych wymagań i danych do migracji).

Czy jest ktoś, kto nie słyszał opowieści o jednym z tych ‘starożytnych’ systemów, którego nikt nie miał odwagi dotknąć, chyba że przestanie działać? Było to spowodowane tym, że nikt nie traktował go poważnie jako produktu, ale raczej jako coś skończonego, co powstało dawno temu; innymi słowy, coś, co będzie służyło do celów biznesowych, dopóki nie przestanie działać.

Nowe podejście traktuje system jako produkt, który jest zawsze gotowy, aby spełniać swój cel biznesowy, jest stabilny, bezpieczny i wydajny, ale zawsze znajduje się w fazie rozwoju. Tempo zmian jest znacznie większe niż w tradycyjnym trybie tzw. „low maintenance”, dlatego jesteśmy w stanie dostarczać nowe funkcjonalności i regularnie dostosowywać systemy do nowych realiów i potrzeb.

Tradycjonaliści nie lubią tego podejścia, ponieważ brakuje im korporacyjnego stylu „Kiedy to zostanie zrobione?” z lat 90-tych, ponieważ obecnie nigdy de facto nie mamy do czynienia z zakończeniem prac, chyba że chcesz wypaść z gry. Ale jaka jest wartość biznesowa takich działań? Wartość ta polega na tym, że takie podejście pozwoli na znacznie dłuższą pracę Twojego produktu bez konieczności przekreślania go jako starego systemu, którego lepiej nie dotykać.

Odpowiednie przygotowanie architektury mikrousług, chmury i DevOps pomaga w ciągłym dostosowywaniu systemu i w jego integracji z resztą infrastruktury.

Moment, kiedy trzeba będzie stworzyć nowe rozwiązanie lub nowy produkt, w końcu nadejdzie, ale znacznie później niż w tradycyjnym podejściu projektowym.

→Morza Martwego mogą nas nauczyć o transformacji cyfrowej

Czynniki przyczyniające się do zmian 

Konkurencja

Nic tak nie zachęca do zmian jak konkurencja. Pamiętam organizacje, które były zadowolone z wdrożenia nowego systemu biznesowego, podczas gdy zespół projektowy był trochę wyczerpany po ostatnim sprincie przed uruchomieniem. Wszyscy od razu zaczęli marzyć o spokojnym, relaksującym okresie, ponieważ nadszedł czas na zmiany. Tymczasem wyścig dopiero się zaczynał. Konkurenci byli jeszcze bardziej zmotywowani, aby nas dogonić, lub mogli nawet szybko zostawić nas w tyle pod względem wydajności i doświadczenia, które zaoferują swoim klientom i zespołom operacyjnym.

Możesz swoim nowym systemem po prostu włożyć kij w gniazdo os, więc jeśli myślisz, że już skończyłeś… to tak naprawdę dopiero zacząłeś!

→Stawianie klienta w centrum zainteresowań: jak odnieść sukces przy wdrażaniu cyfrowych modeli biznesowych

Zmiany środowiska biznesowego

Zmiany w środowisku biznesowym widać na każdym kroku.

Pierwsza fala transformacji cyfrowej miała na celu umożliwienie klientom i partnerom biznesowym zakupu produktów i usług za pośrednictwem kanałów cyfrowych. Kolejna fala zminimalizowała koszty obsługi klienta dzięki możliwościom samoobsługi poprzez lepszą współpracę z partnerami biznesowymi, co było możliwe dzięki dobrze wdrożonej ekonomii API.

Można zrobić wiele dobrego dla swojej firmy, ulepszając rozwiązania cyfrowe, z którymi mają do czynienia klienci lub partnerzy, ale nie można przy tym zaniedbywać systemów back-end, które wspierają Twój biznes.

Prawdziwa cyfrowa transformacja zachodzi nie tylko na widocznej, interaktywnej, ale także na poziomie kluczowych systemów firmy. Jeśli takiej kompleksowej transformacji nie przeprowadzi się szybko, to stare systemy backendowe staną się wąskim gardłem w rozwoju firmy i spowodują, że cyfrowa transformacja utknie w miejscu.

Zmieniają się wszystkie środowiska biznesowe, nie tylko te, które mają bezpośrednią styczność z konsumentami.

Zmiany technologiczne

Zaawansowane technologie nigdy nie stoją w miejscu. Niektóre z nich wydają się być z nami od zawsze (Java, DotNet, relacyjne bazy danych), podczas gdy inne pojawiły się stosunkowo niedawno (front-end), a wiele jest nawet efemerycznych.

Nawet jeśli wybierze się odpowiedni stos technologii i zestaw narzędzi, to niektóre z tych elementów będą musiały być w końcu wymienione, a im później się to zrobi, tym gorzej dla produktu. Zmiany są nieuniknione i powinny być częścią rozwoju produktu.

Nawet jeśli zastosowana technologia nie zniknie, to pewnie będzie dostępna znacznie lepsza alternatywa, oferująca lepsze doświadczenie deweloperskie, funkcje i będzie lepiej dostosowana do przyszłych wyzwań. Warto dać jej szansę.

Ludzie i procesy

Firmy łączą się, dzielą i zmieniają modele biznesowe, rynki, produkty i usługi, a także ludzi, struktury organizacyjne i procesy. Zmiany zachodzą cały czas. Nowa osoba zawsze chce wprowadzać zmiany, ponieważ przyszła specjalnie w tym celu, by przekształcić biznes, a nie utrzymywać status quo.

Ponadto pracownicy o długim stażu pracy także dostrzegą ograniczenia obecnych rozwiązań dla ich efektywności biznesowej. Trwanie przy starym może ich zdemotywować, a jeśli odmówi się im możliwości wpływania na produkty i systemy, to pójdą do konkurencji ze swoimi pomysłami na wprowadzenie udoskonaleń.

Czynniki wstrzymujące zmiany

Jeśli coś działa – nie naprawiaj tego

Jest to prawdopodobnie najpoważniejszy czynnik blokujący zmiany. Obecny system może być stary, niefunkcjonalny i wymagający wsparcia dziesiątek arkuszy programu Excel i ręcznych poprawek, ale w końcu jest i działa, a koszt jego utrzymania jest niski (a przynajmniej tak się wydaje na papierze w systemie sprawozdawczości finansowej).

Stary system stanowi istotny problem spowalniający rozwój firmy i chociaż koszty jego dalszego utrzymania mogą nie być aż tak dobrze widoczne, jak koszty wprowadzenia zmian, nie znaczy, że ich nie ma.

System może już nawet nie działać, ponieważ realizowany model biznesowy tak bardzo odbiega od funkcjonalności startego systemu, że ten przypomina starożytny drewniany kalkulator, którego większość funkcji nie jest już używana. Staje się on niepotrzebnym dowodem na to, jak firma funkcjonowała pięć czy dziesięć lat temu.

Hipokryci

Zmiany zawsze niosą ze sobą ryzyko, które zwykle rzeczywiście istnieje, ale często jest wyolbrzymiane, ponieważ każdy lubi zmiany, o ile nie dotykają go osobiście.

Bardzo często ludzie narzekają na istniejący system i głośno opowiadają się za wprowadzeniem zmian, ale kiedy przychodzi godzina zero i należy rozpocząć wszystko od nowa, to nagle okazuje się, że to właśnie stary system ma jakąś przydatną cechę, a nowy nie itp. Najważniejsze jest, by zdiagnozować realny problem i znaleźć jego rozwiązanie zanim będzie za późno. Nie zawsze jest tak, że ci głośniejsi i bardziej sfrustrowani stanowią najlepszych doradców.

Historie o zamierzchłych czasach

Winę za ten stan rzeczy ponoszą również sprzedawcy i wewnętrzne zespoły odpowiedzialne za realizację projektów. Składają oni zbyt wiele obietnic bez pokrycia, co sprawia, że ludzie stają się bardziej ostrożni, a nawet przejawiają nielogiczne zachowania w stosunku do nowego systemu: na przykład demonizując jego początkową niestabilność lub konieczność oduczenia się swoich starych, wygodnych przyzwyczajeń.

Presja cenowa sprzyja wojnom cenowym, co może prowadzić do wyboru najtańszego dostawcy, który może nawet nie dysponować odpowiednimi kompetencjami albo nie rozumieć złożoności projektu, przez co oferuje niższą cenę.

Wdrażanie nowego systemu nie musi oznaczać turbulencji, jak bywało w przeszłości. Odpowiedni partner gwarantuje dużo bardziej płynne wdrożenie zmian.

Imposybilizm

Projekt niemożliwy do zrealizowania? Nikt tak naprawdę go nie chce, za duże ryzyko, za wysokie koszty i co za ulga… właśnie został odwołany!

Ale co wtedy, jeśli konkurencji uda się go wdrożyć, bo jej obawy pozwoliły opracować odpowiednie zarządzanie ryzykiem zamiast snucia wizji porażki? Czy wtedy niemożliwe stanie się możliwe?

Ewolucja czy rewolucja

Są chwile, kiedy trzeba zrobić milowy krok i to już w tym momencie, bo w przeciwnym razie konkurencja pozostawi nas daleko w tyle. Bardzo często takie kroki są nieplanowane, nieujęte w budżecie ani w rocznym planie wydatków na IT.

Teraz zwycięzcami są na przykład sklepy, które umożliwiają zakup swoich produktów online lub firmy ubezpieczeniowe i banki, które dają klientom dostęp do swoich usług przez Internet. W dzisiejszych czasach jest to oczywiste i proste: kto nie posiada kanału cyfrowego, ten wyraźnie przegrywa. Istnieje jednak wiele przykładów firm, które albo zaspały (mniej prawdopodobne), albo widziały za dużo przeszkód, wykonać odważny ruch (bardziej prawdopodobne).

Z podobnym zjawiskiem mieliśmy do czynienia w trakcie rewolucji mobilnej. Zwykliśmy wtedy słyszeć: „Nie, ludzie nie będą chcieli tego używać na swoim smartfonie, ekran jest za mały i nic nie jest w stanie pobić klawiatury i myszy” i co się stało? Klienci przenieśli się do konkurencji, która pozwoliła im cieszyć się niesamowitym mobilnym doświadczeniem klienta.

Potrzebujemy ewolucji, a nie rewolucji. Ile razy wszyscy to słyszeliśmy? Być może to prawda w większości sytuacji, ale nie jest to uniwersalne rozwiązanie pozwalające na dostosowanie się do nowych realiów biznesowych.

Niedostrzeganie istotnego trendu, ponieważ „wszyscy są zbyt zajęci swoją obecną działalnością” jest wciąż zbyt powszechnym zjawiskiem. Rewolucja może zaatakować niespodziewanie. Wtedy jeśli nie będziesz jej częścią, to padniesz jej ofiarą.

→Trendy IT 2020: Przewidywanie kierunków zmian w IT na przełomie dekady

Krótkie podsumowanie

Avenga, ze swoimi tysiącami inżynierów i ekspertów biznesowych posiadających umiejętności i doświadczenie w różnych dziedzinach IT i sektorach biznesu, zawsze chętnie pomaga w tych ambitnych, złożonych, a jednocześnie ekscytujących podróżach.

Nawet jeśli dany projekt wydaje Ci się zbyt trudny, zbyt duży lub spóźniony, porozmawiaj z nami o tym, czym może być MVP i jak dostarczyć rozwiązanie pośrednie, które można następnie przekształcić w rentowne rozwiązanie biznesowe, które stanie się użytecznym produktem na chwilę obecną i na wiele przyszłych lat.