Intranet użyteczny dla wszystkich pracowników – kryteria oceny

Więcej niż komunikacja wewnętrzna.

Już prawie dekadę istnieją narzędzia, o których mówi się, że dzięki nim intranet jest spersonalizowany mobilny i inteligentny. Jednak nadal dla wielu pracowników intranety, z którymi mają do czynienia, są dalekie od ideału i nie nadążają za technologicznymi możliwościami. Poniżej opisujemy cechy, które powinien spełniać intranet, tworząc autentycznie cyfrową przestrzeń pracy dla każdego pracownika.

Optymalizacja doświadczeń użytkowników

Platforma SharePoint jest obecnie najpopularniejszym rozwiązaniem intranetowym. Bez wątpienia oferuje wiele funkcji i możliwości, które mogą być przydatne w każdej organizacji. Praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy pracownicy chcą i potrafią z nich korzystać. Nie wszyscy dostają to, czego potrzebują. Każda organizacja, która chce włączyć wszystkich swoich pracowników w proces komunikacji, powinna zadbać o użyteczność intranetu na każdym stanowisku pracy i w każdym zespole. Użyteczny intranet może być tylko prostym rozszerzeniem środowiska Microsoft 365, a mimo to sprawić, że wspomniane problemy i bariery znikną. Istotne treści będą docierać do pracowników szybciej, łatwiej i bardziej precyzyjnie, a dzięki temu skuteczniej.

W poprzednim artykule opisaliśmy kwestie technologiczne związane z rozbudową intranetu, natomiast w poniższym materiale skupimy się na oczekiwaniach pracowników. O czym należy pamiętać, tworząc intranet, który będzie pasował do specyfiki organizacji i zaspokoi różnorodne potrzeby pracowników?

1. Łatwość nawigacji

Łatwość nawigacji ma kluczowe znaczenie dla satysfakcji pracowników z wykorzystywania intranetu. Według badania Harris Poll pracownicy spędzają średnio co najmniej dwie godziny dziennie, szukając dokumentów, informacji lub osób, których potrzebują do wykonywania swojej pracy.

W przypadku SharePoint przyczyną może być to, że często jest on postrzegany jako platforma złożona i niełatwa w nawigacji dla pracowników, zwłaszcza dla tych, którzy nie są zaznajomieni z narzędziami Microsoft. Skomplikowany interfejs użytkownika może sprawić, że znalezienie potrzebnych informacji staje się trudne, co zniechęca do działania. Na szczęście można to łatwo poprawić.

Komfort użytkownika mogą poprawić spersonalizowane dashboardy i rekomendacje treści oraz usprawnione funkcje wyszukiwania. Ponadto, integracja z Sharepoint i innymi narzędziami zwiększającymi produktywność i przepływami pracy stworzy spójny ekosystem cyfrowy i wyeliminuje silosy informacyjne. W połączeniu z projektowaniem zorientowanym na użytkownika rozwiązanie to może stać się potężnym motorem transformacji cyfrowej.

Intranet łatwy w nawigacji umożliwia szybkie znalezienie potrzebnych informacji, zasobów i narzędzi. Ma czytelną strukturę, intuicyjny interfejs i dostęp na kliknięcie. Często już samo włączenie intranetu sprawia, że pracownik dostaje na ekranie od razu to, co jest w danym momencie ważne w jego pracy.

2. Dostępność informacji

Szereg analiz potwierdza, że angażujące i łatwo dostępne informacje wpływają na zwiększenie produktywności pracowników. Na przykład według CSO Insights 83% respondentów twierdzi, że ma problemy z dostępem do danych potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Użyteczny intranet musi temu zaradzić.

Pracownicy oczekują, że intranet będzie miejscem, w którym znajdą pliki i informacje niezbędne do efektywnego wykonywania swojej pracy. Spełnienie tych oczekiwań przekłada się na długą listę korzyści: produktywność, zyski, stabilność zatrudnienia, zaangażowanie i atmosferę w pracy.

W intranecie zintegrowanym z różnymi aplikacjami wszystkie firmowe informacje są dostępne z poziomu strony startowej. Ani ich dotarcie do konkretnego użytkownika, ani szybkie wyszukanie nie powinny stanowić problemu. W misternej układance spersonalizowanych doświadczeń, każdy znajduje treści dopasowane do unikalnych ról, obowiązków i zainteresowań.

3. Interaktywny kontakt i zdalna współpraca

Nowoczesny intranet jest miejscem, w którym pracownicy nie tylko wyszukują informacje, ale też je tworzą. Oznacza to, że mogą łatwo komunikować się, wymieniać informacje, planować, współpracować w ramach projektów i wzajemnie udostępniać sobie zasoby. Narzędzia takie jak czaty, fora dyskusyjne, czy przestrzenie do organizowania spotkań, współtworzenia dokumentów i innej współpracy wzmacniają organizację od wewnątrz.

Dla coraz większej grupy pracowników interaktywny kontakt i zdalna współpraca z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu są już standardem. Według Zapier 16% pracowników z pokolenia Z i milenialsów odeszło z pracy, ponieważ uważali, że technologia zapewniana przez ich pracodawcę jest niewystarczająca.

Intranet powinien być czymś w rodzaju smartfona, po którego intuicyjnie sięgamy zawsze wtedy, gdy chcemy się czegoś dowiedzieć lub ułatwić sobie wykonanie jakiegoś zadania. Wpływa to nie tylko na komunikację wewnętrzną, ale też na produktywność, jakość obsługi klientów, zaangażowanie i morale pracowników oraz na pozyskiwanie nowych talentów. Potwierdza to m.in. raport McKinsey, z którego wynika, że lepsza komunikacja i współpraca dzięki technologiom społecznościowym może zwiększyć produktywność interakcji pracowników o 20-25%.

4. Personalizacja

Nowoczesny intranet pomaga użytkownikom w wykonywaniu zadań i pozostawaniu w kontakcie. Jednak dzięki funkcjom targetowania i możliwościom sztucznej inteligencji może wpływać na doświadczenie każdego użytkownika, zmniejszając przeciążenie nadmiarem informacji i wyświetlając tylko to, co jest istotne dla danej osoby. Dzięki spersonalizowanej komunikacji wiadomości i aktualizacje są dostosowane do unikalnych ról, obowiązków i zainteresowań poszczególnych pracowników. Taki intranet nie ma nic wspólnego z propagandową tubą zarządu, a zamiast tego staje się narzędziem do prowadzenia indywidualnej rozmowy z pracownikiem.

Użytkownicy korzystają ze spersonalizowanego interfejsu, ustawień, widżetów, widoków i skonfigurowanego indywidualnie dostępu do różnych zasobów. Na poziomie ogólnym intranet jest dostosowany do identyfikacji wizualnej danej organizacji: branding, kolory, czcionki, ikonki. Nawet pracownicy pracujący zdalnie mogą wtedy poczuć, że są częścią konkretnej organizacji.

Co ciekawe, spersonalizowany intranet jest o wiele bardziej efektywnym narzędziem komunikacji wewnętrznej niż email. Badania pokazują, że pracownicy są przytłoczeni codziennym zarządzaniem swoją korespondencją emailową, co powoduje, że bardzo często ważne informacje w ogóle do nich nie docierają.

5. Mobilność

Według ostatniego raportu McKinsey „The State of Organizations” pod wpływem zmian wywołanych pandemią 90% organizacji przyjęło różne hybrydowe modele pracy, które umożliwiają pracownikom pracę zdalną. Na dodatek większość pracowników, którzy pracowali w modelach hybrydowych chciałaby je utrzymać. Dlatego kluczowe staje się zapewnienie „cyfrowej przestrzeni do pracy”, w której jest miejsce na wykonywanie zadań, oficjalną i nieoficjalną komunikację, bazę wiedzy i budowanie kultury firmy.

Pracownicy oczekują, że intranet zapewni im łatwy dostęp do informacji i narzędzi na urządzeniach mobilnych. Ich satysfakcja zależy od tego jaka jest responsywność interfejsu, z jakich funkcjonalności mogą skorzystać zdalnie i jak generalnie pracuje się z intranetem na różnych urządzeniach. Natomiast organizacjom przede wszystkim zależy na tym, żeby połączenie zasobów firmy z pracownikami, którzy mogą znajdować się w dowolnym miejscu i czasie, było bezpieczne.

6. Strategiczny sens

Przeprowadzone kilka lat temu badania IBM Watson Media pokazały, że ponad dwie trzecie pracowników nie rozumie w pełni strategii swojej firmy, a badania Gallupa, że jeszcze większej liczbie pracowników brakuje firmowych informacji i wiadomości. Bynajmniej nie jest to tęsknota za spamem, a za treściami, które pomogą w zrozumieniu strategicznych celów firmy i sensu podejmowanych decyzji. Intranet ma w propagowaniu tych treści kluczowe znaczenie.

Zdecydowana większość pracowników chce lepszej technologii, która pomoże im w komunikacji, codziennej pracy, wdrażaniu i szkoleniach. Jednak nawet najnowocześniejsze rozwiązania nie wystarczą, jeśli nie będą poparte szkoleniami użytkowników, wsparciem i uświadamianiem możliwości intranetu. Potwierdzeniem tej tezy są badania Workvivo, z których wynika, że aż 57% pracowników nie widzi celu w firmowym intranecie.

Świadomość kierunku w jakim zmierza organizacja zachęca pracowników do dzielenia się wiedzą i doświadczeniami, które mogą pomóc w osiąganiu zakładanych celów. Nie da się tego osiągnąć bez dobrze skonfigurowanego, zintegrowanego i wdrożonego intranetu.

7. Dawanie feedbacku i dostęp do analityki

Większość pracowników chciałoby dzielić się opiniami na temat swojej pracy i pomysłami na usprawnienia w firmie. Organizacja, w której funkcjonuje komunikacja dwukierunkowa, staje się silniejsza, lepiej poinformowana i lepiej przygotowana do wspólnego rozwoju.

Wbudowany w intranet dostęp do narzędzi analitycznych pozwala kadrze zarządzającej monitorować wykorzystanie zasobów oraz oceniać efektywność komunikacji i współpracy. W razie potrzeby do każdego newsa można dodać ankietę, żeby sprawdzić odbiór informacji, zebrać komentarze lub dodatkowe pytania.

Integracja intranetu z innymi systemami biznesowymi, takimi jak CRM czy ERP, umożliwia łatwe udostępnianie danych i zasobów, co usprawnia zarządzanie wewnętrznymi informacjami i procesami. Przy okazji przyczynia się do większej spójności w prezentowaniu informacji i skonsolidowania zasobów.

Wniosek końcowy

Intranet ewoluuje razem z całą technologią wykorzystywaną w komunikacji i pracy. Zmieniają się też sposoby jego wykorzystania. Dlatego intranet powinien zmieniać się wraz z firmą i jej pracownikami. Wymaga ciągłego doskonalenia, zwiększania funkcjonalności i zintegrowania z innymi cyfrowymi rozwiązaniami, aby wspierać działania biznesowe i podnosić efektywność pracy. Skorzystają na tym zarówno pracownicy jak i firmy, dla których oni pracują.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, co jesteśmy w stanie zrobić, żeby uczynić z intranetu narzędzie wspierające rozwój firmy, skontaktuj się z Avenga.