Microsoft 365 Copilot: inteligentny asystent do pracy na nowych zasadach

W jaki sposób sztuczna inteligencja (AI) zmieni standardy, charakter i jakość pracy dzięki usłudze  Microsoft 365 Copilot?

W marcu 2023 roku Microsoft wprowadził usługę Microsoft 365 Copilot – wirtualnego asystenta, działającego na bazie AI, kompatybilnego z całym pakietem narzędzi Microsoft 365. Rozwiązanie miało na celu wprowadzić zupełnie nową jakość korzystania z pakietu Microsoft 365. Copilot został zaprojektowany, aby pomóc pracownikom w realizacji całej gamy przeróżnych zadań — od powtarzalnych obowiązków administracyjnych po zaawansowaną analizę danych. Później, w maju 2023 roku, Microsoft uruchomił specjalny program wczesnego dostępu, zapraszając do niego 600 wybranych firm aby dać im możliwość wypróbowania nowego rozwiązania w praktyce. Nadal nie wiadomo, kiedy Copilot trafi oficjalnie na szerszy rynek, a zainteresowanie tym rozwiązaniem stale rośnie — tak samo jak oczekiwania względem tego, co potrafi. Sprawdźmy zatem, dlaczego usługę Microsoft 365 Copilot określa się już dziś mianem przełomowej i zastanówmy się, jak najlepiej przygotować się do integracji narzędzi, z których korzystamy, z nowością od Microsoftu.

Co składa się na usługę Microsoft 365 Copilot?

Trzy najważniejsze usługi Copilot, które odpowiadają za jej „inteligencję” i wydajność w ekosystemie Microsoft 365, to: duże modele językowe (LLM), Microsoft Search i Microsoft Graph. Korzystając z modeli LLM hostowanych w chmurze Microsoft za pośrednictwem usługi Azure OpenAI, Copilot zyskuje możliwość rozumienia i przetwarzania języka naturalnego. Dzięki temu jest w stanie oferować każdemu użytkownikowi spersonalizowane i bezpieczne zasoby, jednocześnie chroniąc dane i zapewniając wysoką responsywność. Bezpieczeństwo danych i prywatność to najistotniejsze kwestie dla przedsiębiorstw korzystających z rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji — właśnie takich, jak Copilot. Należy tu zaznaczyć, że zgodnie z oświadczeniem Microsoftu, dane dostępne dla konkretnej grupy użytkowników, w tym wiadomości i adresy mailowe, kalendarze, czaty i inne poufne informacje, nie są wykorzystywane do trenowania podstawowych modeli narzędzia Copilot. W ten sposób Microsoft chce zapewnić klientów, że dane użytkowników pozostaną chronione i poufne.

Integracja z usługami Microsoft Search i Microsoft Graph umożliwia usłudze Copilot pozyskiwanie i korzystanie z istotnych danych i informacji przy jednoczesnym dobrym zrozumieniu wewnętrznej struktury organizacji, której te dane i informacje mają służyć. Copilot korzysta z potencjału usługi Microsoft Search do wyszukiwania odpowiednich informacji, zgodnie z określonym poleceniem (promptem). Z kolei platforma Microsoft Graph oferuje dostęp do wszelkich niezbędnych danych organizacyjnych, w tym do wiadomości firmowych, spotkań, kalendarza i ważnych dokumentów. Oto usługa Copilot w skrócie:

Jak działa Microsoft 365 Copilot?

Jak już wspomnieliśmy, fundamentem usługi Copilot są modele LLM, a jego najważniejszymi elementami są dane organizacyjne dostępne na platformie Microsoft Graph, do których użytkownik ma dostęp dzięki usłudze Microsoft 365 Search. Modele LLM są wstępnie trenowane na ogromnych ilościach danych zawartych w ogólnodostępnych źródłach, dzięki czemu użytkownicy mogą z łatwością korzystać z tych danych i zdobywać nową wiedzę. Pracownicy mogą „rozmawiać”, wchodzić w interakcję z modelami LLM za pomocą poleceń — stwierdzeń i/lub pytań powiązanych z określonym kontekstem. Skuteczne polecenia można tworzyć na różne sposoby.

Copilot jest jak zawsze dostępny cyber-asystent, który towarzyszy nam, kiedy korzystamy z różnych aplikacjach takich jak: Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint itp. W ten sposób usługa ta pomaga użytkownikom pracować lepiej i skuteczniej w obrębie całego ekosystemu Microsoft i może być z powodzeniem stosowana w codziennej pracy. Oto liczne możliwości, jakie oferuje Copilot:Ponadto Microsoft zapewnia dodatkową opcję testowania Copilota z wykorzystaniem usługi Business Chat — interaktywnej platformy komunikacyjnej, która umożliwia prowadzenie rozmów tekstowych w czasie rzeczywistym. W ramach prowadzonych rozmów użytkownicy mogą uzyskać dostęp do niezbędnych informacji pochodzących z wewnętrznych zasobów ich organizacji. Wystarczy polecenie w stylu „Zaproponuj kilka możliwości zwiększenia zasięgu naszego produktu za pomocą [Nazwa pliku A]”, aby otrzymać cały wachlarz odpowiednich sugestii i rozwiązań. Użytkownicy mogą bez problemu puścić otrzymane (p)odpowiedzi  w dalszy obieg różnymi kanałami komunikacji — np. w ramach spotkań, przesyłając je mailowo, czy wklejając je do wspólnych dokumentów, zachęcając innych do współpracy i wspólnego dalszego rozwijania wygenerowanych w ten sposób pomysłów. Poniżej można zobaczyć, jak Business Chat działa w praktyce:
Rysunek 1. Business Chat w czasie rzeczywistym zapewnia wygodny dostęp do zaawansowanych możliwości usługi Microsoft 365 Copilot

Należy jednak zaznaczyć, że korzystanie z usługi wiąże się z pewnym ograniczeniem. Copilot będzie dostępny w cenie  30 USD za jednego użytkownika miesięcznie. Cena ta będzie obowiązywać klientów korzystających z Microsoft 365 E3, E5, Business Standard i Business Premium, gdy narzędzie trafi na rynek. Oznacza to znaczny wzrost ceny. Małe i średnie firmy będą musiały zastanowić się w tej sytuacji, czy zakup usługi Copilot jest uzasadniony już na tym etapie, czy może warto poczekać na lepszą ofertę cenową.

Microsoft będzie musiał jednak zmierzyć się ze sporą konkurencją w postaci choćby takich technologicznych gigantów, jak Google i Salesforce, których rozwiązania oferują coraz to nowsze funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Sytuacja ta może ostatecznie sprawić, że Microsoft będzie zmuszony obniżyć cenę swojej usługi, aby pozostać konkurencyjnym. Choć zapowiadany cennik może stanowić pewne wyzwanie, może on także pomóc Microsoftowi udoskonalić swoją ofertę i budować środowisko, w ramach którego MŚP mogą z powodzeniem korzystać z technologii AI.

Microsoft 365 Copilot – wtyczki

Niedługo po wdrożeniu Copilota na ograniczoną skalę, Microsoft wprowadził model, który można było rozszerzyć o różne wtyczki, odblokowując w ten sposób nowe możliwości zarówno użytkownikom, jak i programistom. Wtyczki zapewniają możliwość integracji rozwiązań innych firm z usługą Copilot, co czyni ją jeszcze bardziej funkcjonalną, użyteczną i przydatną w wielu różnych sytuacjach i branżach. Obejmują one zarówno wyspecjalizowane narzędzia do analizy danych, jak i cały szereg aplikacji branżowych o specyficznym zastosowaniu, dzięki czemu użytkownik zyskuje dostęp do naprawdę bogatej gamy dodatkowych funkcji.

Ten stale rosnący ekosystem dodatków zwiększa wartość usługi Copilot i rozwija kulturę współpracy w społeczności Microsoft 365. Programiści i firmy mogą udostępniać swoje wtyczki innym i przyczyniać się w ten sposób do budowania bogatego katalogu narzędzi, z których może skorzystać większa grupa użytkowników. Jeszcze w tym roku można spodziewać się tysięcy nowych wtyczek. Oto lista tych, które można zintegrować z Copilotem już dziś:Rysunek 2. Lista wtyczek dostępnych w maju 2023

Co więcej, firmy mogą jeszcze lepiej wykorzystać potencjał platformy Microsoft Graph korzystając z indeksu semantycznego dla Copilot. Indeks ten usprawnia wyszukiwanie podobieństw w istniejących treściach i nie sugeruje się wyłącznie słowami kluczowymi. To narzędzie analizuje pojęcia i związki między pojęciami, przedstawiając użytkownikowi wyniki analizy w ciągu kilku sekund. Ta wyjątkowa funkcja sprawia, że Copilot jest stanie zaoferować użytkownikowi wysoce spersonalizowane odpowiedzi, co przekłada się na dużo lepsze doświadczenie. Programiści mogą również wdrażać konektory Microsoft Graph connectors i maksymalizować w ten sposób możliwości, jakie oferuje indeks semantyczny usługi Copilot.

Zastosowanie usług Microsoft 365 Copilot w praktyce

Sprzedaż

Jak wspomnieliśmy wcześniej, Copilot upraszcza podstawowe zadania, które pracownicy wykonują w ramach swojej codziennej pracy. Specjaliści ds. sprzedaży są z pewnością grupą, która może skorzystać z potencjału Copilota, ponieważ ich praca często składa się z powtarzalnych zadań, które pochłaniają cenny czas i zasoby. Mowa tu np. wysyłaniu do klientów wiadomości z ofertą po wstępnych rozmowach telefonicznych lub wcześniejszej korespondencji mailowej, co można z łatwością zautomatyzować dzięki usłudze Copilot. Według badania przeprowadzonego niedawno przez Microsoft, 70% sprzedawców, którzy korzystali z Copilota na potrzeby sprzedażowe, przyznało, że rozwiązanie to pomogło im osiągnąć wyższą produktywność.

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Organizacje starają się stosować jak najskuteczniejsze strategie zakupowe, coraz częściej oparte na realnych danych, co oznacza, że Copilot może stać się cennym sprzymierzeńcem każdego specjalisty ds. zakupów. Narzędzie jest w stanie powiadamiać pracowników o mniejszych i większych zmianach np. ilości towaru lub terminów dostaw — a do tego zapewnia odpowiednie informacje zwrotne. Specjaliści mogą dzięki niemu podejmować lepsze decyzje w konkretnych sytuacjach i korzystać z uzyskanej wiedzy w wiadomościach mailowych i rozmowach na Teams. Co więcej, mając do dyspozycji tak szczegółowe i bogate informacje, są oni w stanie opracowywać odpowiednie strategie działania i negocjować warunki z dostawcami.

Obsługa klienta

Dla wielu pracowników obsługa klienta może być żmudnym procesem, który wymaga przetworzenia dużych ilości informacji i wysokiego poziomu skupienia. Copilot pomaga sprostać temu wyzwaniu, ponieważ potrafi wskazać problemy klientów i znaleźć odpowiednie rozwiązania  wewnętrznych bazach wiedzy. Na dodatek, wirtualny asystent tworzy odpowiedzi i analizuje sprawy szybko i płynnie, dzięki czemu więcej klientów może otrzymać sprawne i oczekiwane wsparcie. Co więcej, dzięki zdefiniowanym, jak i niestandardowym poleceniom, Copilot tworzy profesjonalne, spersonalizowane odpowiedzi mailowe w mgnieniu oka.

Jak przygotować się do integracji używanych narzędzi z usługą Microsoft 365 Copilot?

Chociaż wiele firm wyraża żywe zainteresowanie usługą Copilot, należy dobrze przygotować się do wdrożenia tego rozwiązania. Aby móc skorzystać z potencjału usługi Microsoft 365 Copilot w codzienności operacyjnej, nie obędzie się bez starannego planu działania, precyzyjnego dopasowania i dbałości o szczegóły. Należy m.in. przygotować posiadane dane do wyszukiwania i pozyskiwania oraz ustanowić solidną kontrolę dostępu. Każdy z tych kroków jest konieczny do zmaksymalizowania korzyści z posiadania wirtualnego asystenta, opartego na sztucznej inteligencji:

• Przygotowanie informacji do wyszukania
  Przed wdrożeniem usługi Copilot kluczowe jest uporządkowanie i przygotowanie informacji organizacji do procesu efektywnego wyszukiwania i pobierania. Oznacza to optymalizację metadanych, struktur plików i organizacji danych w celu zwiększenia skuteczności Copilot.
• Ustanowienie mechanizmu kontroli dostępu do informacji
  Konieczne jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu w celu ochrony poufnych informacji. Obejmuje to zdefiniowanie uprawnień i ról użytkowników mających dostęp do narzędzia Copilot.
• Zwiększenie transparentności systemu udostępniania informacji
  Bardzo ważne jest dobrze wiedzieć, w jaki sposób informacje są udostępniane w ramach organizacji. W ten sposób można ograniczyć występowanie przypadków zbyt częstego bądź intensywnego udostępniania danych i udoskonalić praktyki udostępniania zasobów w celu zapewnienia prywatności danych.
• Szczegółowe określenie zasadniczych wymagań
  Warto dostosować ustawienia i konfiguracje narzędzia Copilot do potrzeb swojej organizacji. Doprecyzowanie założeń wstępnych daje możliwość dostosowania Copilota do konkretnych procesów biznesowych i wymagań.
• Przydzielenie licencji Microsoft 365 Copilot
  Niezbędny będzie zakup odpowiednich licencji Copilot, aby zagwarantować, że do asystenta AI mają dostęp osoby w całej organizacji.

Można również stworzyć centrum kompetencji, które będzie swego rodzaju bazą wiedzy i najlepszych praktyk związanych z korzystaniem z usługi Microsoft 365 Copilot. Dzięki wspólnej pracy i ciągłemu doskonaleniu wdrożonych praktyk, takie centrum może stać się punktem wyjścia dla pracowników, którzy będą chcieli korzystać z usługi Copilot i wykorzystać jej potencjał w maksymalnym stopniu.

Jeszcze więcej przed nami

Presja na stosowanie sztucznej inteligencji na coraz szerszą skalę rośnie, więc największe firmy technologiczne, takie jak Microsoft, będą z pewnością nadal pracować nad nowymi możliwościami swoich produktów. Możemy zatem spodziewać się dalszego rozwoju usługi Microsoft 365 Copilot. Czy wysoka cena tego narzędzia Copilot w końcu spadnie? W jaki sposób integracja wtyczek innych firm wpłynie na funkcjonalność i wszechstronność Copilota? W jaki sposób Copilot będzie się rozwijał, aby zaspokoić stale zmieniające się potrzeby nowoczesnego miejsca pracy? Firmy wciąż mają czas na przygotowanie się do wdrożenia nowych  narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, chociaż omawiany tu asystent AI już całkiem niedługo powinien stać się ogólnodostępny. Wygląda na to, że w najbliższej przyszłości miejsca pracy czeka dynamiczna, transformacyjna zmiana. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o najnowszych osiągnięciach w tej dziedzinie, skontaktuj się z nami.