Nowe rozwiązania dla intranetu w ekosystemie Microsoft 365

Pomost między pracownikami pierwszej linii a naszą organizacją.

Prawie połowa firm na świecie prowadzi komunikację wewnętrzną na platformie Microsoft 365, która integruje różne narzędzia i usługi, przydatne w codziennej pracy. Intranet pomaga pracownikom w wypełnianiu obowiązków, ułatwiając im wymianę wewnętrznych informacji bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. Z poziomu poczty elektronicznej można zarządzać kalendarzem, kontaktami i codziennymi zadaniami. Narzędzia do komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym ułatwiają organizację spotkań, chatów i zespołową pracę nad dokumentami. Inne umożliwiają analizę danych i usprawniają raportowanie. Dzięki chmurze do intranetu można dostać się z dowolnego miejsca i urządzenia, co szczególnie przydaje się w pracy zdalnej i mobilnej. Na dodatek intranet posiada już zaawansowane funkcje zabezpieczające dane i zapewnia, że w procesie komunikacji wewnętrznej nie dochodzi do naruszenia zgodność z regulacjami prawnymi. Niestety nie wszyscy pracownicy nadążają za tym technologicznym postępem. Problem dotyczy przede wszystkim szeregowych pracowników, którym coraz trudniej jest korzystać z zaawansowanych narzędzi intranetowych, przez co często znajdują się poza oficjalnym obiegiem informacji wewnętrznych. Okazuje się, że mogą temu zaradzić… najnowsze rozwiązania technologiczne.

Poszerzanie intranetu

Zmiany nie wymagają ani wielkich inwestycji, ani rezygnacji z posiadanych już aplikacji. Punktem wyjścia jest stworzenie nowej strony startowej z nowym, znacznie prostszym interfejsem. Każde przewinięcie, kliknięcie i interakcja pracownika z intranetem powinny być potwierdzeniem wydajności i idealnych warunków pracy. Od prezesa po woźnego wszyscy pracownicy korzystają z tego samego interfejsu, ale dzięki sztucznej inteligencji nie wszyscy dostają takie same informacje. Każdy pracownik widzi na ekranie tylko to, co go interesuje i czego może potrzebować w codziennej pracy. Jeśli coś jest ważne w jego pracy, to wyświetli mu się na strony startowej intranetu nawet wtedy, gdy nie czyta maili. To pomaga w propagowaniu wiedzy wśród pracowników, ponieważ jest ona wyświetlana przy okazji bieżącego zarządzania pracownikiem i może być powiązana z zadaniami, co zachęca do jej przyswajania.

Włączenie wszystkich pracowników w proces komunikacji w czasie rzeczywistym jest możliwe dzięki wykorzystaniu koncepcji progresywnych aplikacji internetowych (PWA). Rozwiązanie to łączy cechy tradycyjnych stron internetowych z funkcjonalnościami, które dotychczas były charakterystyczne dla aplikacji mobilnych. Intuicyjność i szybkość działania progresywnych aplikacji internetowych sprawia, że użytkownicy są bardziej responsywni niezależnie od tego, czy korzystają z komputera, tabletu czy smartfona.

Każdy jest wyjątkowy

W „inkluzywnym” intranecie pracownik zachowuje dostęp do wszystkich narzędzi, funkcji i procesów biznesowych firmy. Zasadniczą zmianą jest prostota dostępu i jeszcze bardziej niż dotychczas spersonalizowany wybór treści. Wiadomości i aktualizacje są dostosowane do unikalnych ról, obowiązków i zainteresowań poszczególnych członków zespołu. Funkcjonalności SharePoint Target Audience i Home Site wykorzystuje się do spersonalizowanej komunikacji, która przestaje być jednokierunkową transmisją, a staje się czymś w rodzaju indywidualnej rozmowy.

Rdzeniem tej spersonalizowanej komunikacji jest SharePoint, przy pomocy którego tworzy się, organizuje i selekcjonuje treści. Pracownik w ogóle nie musi wchodzić „w skomplikowane korytarze” SharePointa, ponieważ wszystko czego potrzebuje pojawia się w aktualizacjach, powiadomieniach czy informacjach na stronie startowej intranetu.

Intuicyjność, szybkość działania i dopasowanie do użytkownika widać też w intranetowej wyszukiwarce. E-maile, wiadomości zespołowe, dokumenty, osoby, wydarzenia z kalendarza i wiadomości – każdy element jest przeszukiwalny i natychmiast dostępny. Kreatory są dostosowane do każdego źródła wyszukiwania, filtrując i zawężając wyniki do tych najbardziej precyzyjnych. Dane nie muszą być w pełni ustrukturyzowane. Dla przykładu poszukiwane dokumenty mogą być filtrowane według typu, daty utworzenia, autora lub edytora, a współpracownika w firmie można szukać według stanowiska, działu lub imienia. Niepotrzebne są do tego nazwy dokumentów lub nazwiska współpracowników.

Cała firma zawsze pod ręką

Zintegrowanie funkcji zatwierdzania z różnych aplikacji intranetowych i automatyzacji zadań (usługa Microsoft Power Automate) sprawia, że z poziomu strony startowej pracownik może załatwić wszystko, co da się zrobić zdalnie. Jeśli nie wie, jak wnioskować o urlop lub komu przesłać fakturę, to w ciągu kilku sekund dowie się o tym z intranetu. Potrzebuje akceptacji kosztów imprezy lub chce zmienić dostawcę, to też załatwi przez intranet. Proces musi być tylko zdefiniowany w M365, a tych procesów mogą być setki.

Interfejs zintegrowanego intranetu nie wymaga przełączania się między aplikacjami. Wszystkie ważne dla pracownika sprawy, jak np. zadania, akceptacje czy wnioski, są cały czas pod ręką. Tak skonstruowany intranet redukuje nie tylko liczbę kliknięć, ale zapewnia też błyskawiczne ładowanie treści. Dzięki potężnym silnikom nawet pierwsze ładowanie strony liczy się w milisekundach. Na przykład rozmiar obrazów jest od razu optymalizowany pod kątem urządzenia, na którym mają być one wyświetlone. Czas ładowania wszystkich obrazów po optymalizacji jest równy czasowi ładowania największego z nich. Podstawą tej wydajności są systemy grupowania zapytań i pamięci podręcznej.

Wszystkie przedstawione wcześniej rozwiązania intranetowe działają również w środowiskach multicloudowych (np. Confluence i M365).

Charakterystyka rozszerzonego intranetu

1. Uniwersalna dostępność

Intranetowa strona docelowa jako progresywna aplikacja internetowa (PWA) sprawia, że telefon staje się bramą do świata informacji w czasie rzeczywistym. Z rozszerzonego środowiska Microsoft 365 oczywiście można też korzystać przez tablet i komputer. Daje to pracownikom natychmiastowy dostęp do aktualizacji organizacyjnych, zapewniając, że wszyscy są poinformowani, zaangażowani i wzmocnieni.

2. Płynna integracja

W krajobrazie cyfrowych narzędzi i platform konwergencja technologii to nie tylko korzyść-to konieczność. Zadania, akceptacje, wnioski i linki współistnieją nie jako silosowe jednostki, ale jako połączone ze sobą elementy harmonijnego ekosystemu. Każde zadanie z MS ToDo, każde żądanie za pośrednictwem MS Użytkownicy przechodzą od zadań do żądań do zatwierdzeń, nie poprzez przełączanie się między aplikacjami, ale poprzez płynną, intuicyjną podróż w ramach jednego interfejsu.

3. Precyzja w zasięgu

Po rozszerzeniu intranetowa strona docelowa używa SharePoint Target Audience i Home Site. Dzięki temu można precyzyjnie określić odbiorców informacji. Wiadomości i aktualizacje nie tylko są efektywnie dostarczane, ale są też dostosowane do unikalnych ról, obowiązków i zainteresowań każdego członka zespołu. Rdzeniem tej spersonalizowanej komunikacji jest witryna główna SharePoint-dynamiczne, interaktywne centrum, które organizuje i selekcjonuje treści w oparciu o indywidualne profile użytkowników.

4. Znacznie lepsze wyszukiwanie

Do wyszukiwania nie jest potrzebna znajomość architektury informacji. E-maile, wiadomości zespołowe, dokumenty, osoby, wydarzenia z kalendarza i wiadomości-każdy element jest przeszukiwalny. Kreatory wyszukiwania prowadzą użytkowników przez wyselekcjonowaną podróż, filtrując i zawężając wyniki do najbardziej odpowiednich, najbardziej precyzyjnych i najbardziej potrzebnych (spersonalizowanie wyszukiwania).

5. Błyskawiczna wydajność

Intranetowa strona docelowa nawet za pierwszym razem ładuje się w czasie poniżej jednej sekundy. U podstaw tej niezrównanej wydajności leży innowacyjny mechanizm grupowania zapytań i inteligentny system pamięci podręcznej. Nie ma obecnie na rynku bardziej wydajnego rozwiązania.

6. Najwyższa elastyczność

Każdy element intranetowej strony docelowej jest zaprojektowany jako część internetowa SharePoint Framework (SPFx), zapewniając wyjątkową zdolność adaptacji do każdej organizacji i każdego pracownika. Każda funkcja, każdy komponent może być dostosowany, przestawiony i spersonalizowany, aby pasował do unikalnego krajobrazu. Zmian można dokonywać stale, w zależności od potrzeb i sytuacji w firmie.

W rozszerzonym intranecie opartym na ekosystemie Microsoft 365 komunikacja wewnętrzna naprawdę przestaje być ogólna, a nabiera cechy indywidualnej rozmowy z pracownikiem. Z drugiej strony daje pracownikowi możliwość łatwej i intuicyjnej pracy z intranetem, co prowadzi m.in. do znacznie lepszego propagowania wiedzy.

Słowem podsumowania

Do rozszerzenia środowiska Microsoft 365 wystarcza najtańsza licencja tej platformy. Zintegrowanie i usprawnienie komunikacji wewnętrznej przez intranet nie wymaga żadnych dodatkowych narzędzi. W przypadku małych i średnich intranetów (od 50 do 800 osób) poszczególne komponenty podłącza się niemal od razu. Dodatkowe konfiguracje są potrzebne tylko w przypadku firm międzynarodowych, działających na rynkach objętych różnymi regulacjami prawnymi.

Komunikacja wewnętrzna coraz bardziej potrzebuje zintegrowanego, spersonalizowanego, inteligentnego i innowacyjnego podejścia do wspierania pracowników we wspólnym osiąganiu celów organizacyjnych. Kluczowe znaczenie ma wykorzystanie technologii, danych i zaawansowanych metod komunikacji w sposób użyteczny dla wszystkich pracowników.

Przedstawione rozwiązania powstały na podstawie dogłębnej znajomości technologii Microsoft. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach zastosowań intranetowych rozwiązań w ekosystemie M365, skontaktuj się z Avenga, certyfikowanym Microsoft Solutions Partner w obszarach danych i sztucznej inteligencji oraz innowacji cyfrowych i aplikacji.