Outsourcing projektów IT — jak robić to dobrze

Powszechnie korzysta się z outsourcingu projektów IT, ale tylko nieliczni dobrze znają jego tajniki.

Według portalu Statista przychody na rynku outsourcingu IT mają do 2027 roku wzrosnąć z obecnego poziomu 430 mld USD do 587 mld USD. Stwarza to wiele nowych możliwości. Outsourcing projektów IT otwiera drzwi do specjalistów z całego świata, przyspiesza wprowadzanie produktów na rynek, zmniejsza presję na działy HR i redukuje koszty. Aby jednak móc skorzystać z potencjału wszystkich tych możliwości, warto dobrze zrozumieć, jak outsourcing rozwoju oprogramowania działa w praktyce.

Mając na uwadze wspomniane wyżej korzyści, należy wziąć pod uwagę kilka najistotniejszych rzeczy. Rozeznanie powinno rozpocząć się od określenia potrzeb. Kiedy rzeczywiście musimy skorzystać z outsourcingu? W jaki sposób powinniśmy wybrać wykonawcę projektu? Co należy przyjąć jako konkretne wymagania projektowe? W jaki sposób skutecznie zarządzać całym procesem? Jakie w tym wszystkim przyjąć podejście do kwestii jakości i bezpieczeństwa? Odpowiedzi na powyższe i podobne pytania dadzą nam właściwy obraz tego, jak w praktyce wygląda outsourcing tworzenia oprogramowania.

Dlaczego i kiedy skorzystać z outsourcingu w celu stworzenia oprogramowania?

Po pierwsze, należy dobrze zastanowić się, czy outsourcing danego projektu IT jest nam w ogóle potrzebny w konkretnej sytuacji. Oto sześć czynników, które wskazują na potrzebę outsourcingu projektu IT.

1. Jeśli mamy do czynienia z projektem, którego realizacja wymaga szeregu różnych specjalizacji, to warto rozważyć outsourcing. Mówiąc krótko, szkolenie zespołów wewnętrznych będzie znacznie droższe i zajmie dużo więcej czasu niż zaangażowanie indywidualnie dopasowanego zespołu specjalistów z niezbędnym doświadczeniem i odpowiednimi umiejętnościami. Gdy już będzie wiadomo, jakich specjalistów wymaga dany projekt, warto zlecić jego realizację bez zbędnej zwłoki. W samych Stanach Zjednoczonych na rynku IT aktywnie działa ok. 3,85 miliona specjalistów, tak więc znalezienie odpowiedniego profesjonalisty nie będzie stanowiło problemu.

2. Jeśli projekt jest zbyt złożony, aby mógł go zrealizować zespół wewnętrzny, to warto pomyśleć o outsourcingu. Tego typu podejście jest wskazane szczególnie wtedy, gdy organizacja próbuje rozszerzyć skalę działania, a nie chce inwestować większych środków w rozbudowę wewnętrznych zasobów.

3. Kiedy budżet jest ograniczony lub kiedy priorytetem jest najlepszy stosunek jakości do ceny, to outsourcing projektów IT będzie właściwym rozwiązaniem. Outsourcing pomaga uzyskać dostęp do różnorodnej puli talentów z całego świata, a co za tym idzie, do usług oferowanych po bardzo różnych stawkach. Np. stawka programisty z USA może wynosić 40-70 dolarów za godzinę pracy, a programista o podobnym doświadczeniu z Ukrainy może wykonać to samo zadanie za 15-30 dolarów za godzinę. Tego typu różnice cenowe mogą przełożyć się na spore oszczędności. Poza tym outsourcing rozwoju oprogramowania pozwala ograniczyć wydatki na działania HR-owe, czyli m.in. wdrażanie i zatrudnianie nowych pracowników, czy rozwiązywanie umów. Biorąc wszystkie powyższe aspekty pod uwagę, można zdecydowanie uznać, że outsourcing projektów IT jest rozwiązaniem, które w istotny sposób może zredukować firmowe wydatki.

4. Jeśli domeną zespołu wewnętrznego są kluczowe dla danej firmy kompetencje lub procesy biznesowe, a pojawiają się zadania o niższym priorytecie, które wymagają działania, to znowu warto pomyśleć o outsourcingu. Przykładowo — załóżmy, że wewnętrzny zespół programistów zajmuje się głównie backendem. W zespole nie ma jednak nikogo, kto mógłby zająć się frontendem. Podczas gdy wewnętrzny zespół specjalistów zajmuje się bardziej wymagającymi rzeczami, związanymi np. z obsługą serwerów, to prace frontendowe można zlecić specjalistom zewnętrznym, aby wewnętrzni eksperci mogli skupić się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze i najpilniejsze.

Powyższe sytuacje to jasne przesłanki przemawiające za outsourcingiem projektów IT. Jeśli któraś z nich jest spełniona, to czas, aby rozważyć outsourcing projektu. Jeśli zatem outsourcing projektu IT przestaje być opcją, a staje się koniecznością, to kolejnym istotnym krokiem będzie wybór odpowiedniego wykonawcy.

Wybór odpowiedniego partnera w outsourcingu IT

Być może jedną z najważniejszych przyczyn rosnącej popularności outsourcingu projektów IT jest właśnie możliwość wyboru najlepszego dostawcy lub wykonawcy danego zadania. Niżej piszemy o tym, na co należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze partnera, któremu chcielibyśmy powierzyć realizację danego projektu IT:

1. Jasno określony zakres prac

Zanim zaczniemy szukać partnera, któremu powierzymy realizację projektu IT, musimy dobrze wiedzieć, jakie efekty chcemy osiągnąć w ramach współpracy. Powinniśmy sporządzić jasny opis zakresu prac — najlepiej w postaci dokumentu, zawierającego wszystkie funkcjonalne i techniczne wymagania danego projektu. Dobrze będzie, jeśli ten dokument nie będzie zbyt „techniczny”. Najlepiej zacząć od prostych pytań — np. Czego dokładnie potrzebujemy? Jakie będzie najlepsze rozwiązanie w danej konkretnej sytuacji? Powodzenie projektu outsourcingowego zależy bezpośrednio w ogromnej mierze od dobrego, precyzyjnego określenia zakresu prac.

2. Doświadczenie i specjalizacja partnera

3. Dokładna weryfikacja potencjalnego wykonawcy

Przed podpisaniem umowy z potencjalnym wykonawcą zlecanego projektu IT należy dokładnie sprawdzić jego reputację. Warto sprawdzić profil firmy na portalach takich jak Clutch, GoodFirms czy G2, gdzie można znaleźć oceny i recenzje wystawione przez jej dotychczasowych klientów i współpracowników. To powinno dać nam dobry obraz sytuacji i pewne wyobrażenie na temat współpracy z potencjalnym partnerem w zakresie outsourcingu usług i projektów IT.

4. Dokładnie określony budżet

Jak już wspomniano wcześniej, budżet jest często jednym z najbardziej istotnych kryteriów, gdy w grę wchodzi outsourcing projektów. Jeśli usługa ma spełnić nasze oczekiwania, konieczne jest precyzyjne ustalenie zakładanego budżetu. Wtedy można rozmawiać o konkretach — potencjalny wykonawca usługi wie, jakim budżetem dysponuje, a usługobiorca wie, jakiej jakości usługi może za tę kwotę oczekiwać.

5. Ochrona danych i własności intelektualnej

W outsourcingu projektów IT kluczowe znaczenie ma dbałość o prywatność i bezpieczeństwo danych. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w trakcie procesu outsourcingu trzeba będzie udostępnić poufne informacje biznesowe wybranemu dostawcy usług. Aby odpowiednio zabezpieczyć dane wrażliwe i ochronić własność intelektualną, należy przygotować i podpisać umowę o zachowaniu poufności (NDA). Poza tym dobrym pomysłem jest też zaangażowanie podmiotu zewnętrznego do przeprowadzania regularnych audytów bezpieczeństwa i kontroli sieci.

6. Zastosowanie zwinnych metodyk zarządzania

Aby zwiększyć szanse powodzenia projektu, dobrze jest wiedzieć, jak zaspokajać nieustannie zmieniające się potrzeby klientów. Innymi słowy, podczas outsourcingu projektów IT warto rozważyć zastosowanie tzw. metodyk zwinnych (z ang. agile methodologies). Gwarantują one szybkie efekty tam, gdzie w grę wchodzi intensywna współpraca wielu różnych zespołów na wielu różnych płaszczyznach.

7. Nacisk na elastyczność

Podczas outsourcingu projektów IT może się zdarzyć, że wymagania projektowe zmieniają się w trakcie realizacji projektu. Aby sytuacje tego typu nie stały się problemem nie do obejścia, dobrze jest współpracować z partnerem, który jest elastyczny w działaniu. Dlatego przed zawarciem umowy należy uwzględnić kwestię elastyczności partnera w sytuacji, w której zaistnieje potrzeba pilnego działania i wsparcia.

Po wykonaniu powyższych kroków można zdecydować się na jeden z dwóch poniższych scenariuszy. Scenariusz 1 — podpisujemy umowę outsourcingową i liczymy na to, że projekt zostanie zrealizowany jak najlepiej. Scenariusz 2 — możemy wziąć pod uwagę jeszcze kilka innych kluczowych aspektów i zwiększyć tym samem szanse na powodzenie projektu. Jeśli decydujemy się na drugą opcję, to czas poruszyć kwestię zarządzania współpracą w ramach outsourcingu projektów IT.

Zarządzanie współpracą w outsourcingu IT

Na efektywną współpracę w ramach outsourcingu wpływają relacje, w ramach których troszczymy się o trzy kwestie: komunikację, efektywną pracę i informację zwrotną. Każdy z nich ma niezwykle istotny wpływ na rezultaty współpracy outsourcingowej i może decydować o „być albo nie być” każdego projektu.

Ustalenie standardów komunikacji i oczekiwań

W komunikacji warto stawiać przede wszystkim na otwartość. W ten sposób łatwiej o wzajemne zaufanie, co z pewnością pomoże w zapobieżeniu ewentualnym nieporozumieniom. W przypadku outsourcingu projektów IT, np. prac nad aplikacją mobilną, można przyjąć model cotygodniowych rozmów na temat postępów prac. Poza tym można wyznaczyć kierownika projektu jako osobę do kontaktu , która będzie pośredniczyć w komunikacji pomiędzy stronami zaangażowanymi w realizowany projekt outsourcingowy.

Opracowanie wskaźników efektywności i systemu monitorowania postępów prac

Kolejnym ważnym aspektem zarządzania współpracą w ramach outsourcingu projektu IT jest możliwość zmierzenia tego, na ile dobrze partner outsourcingowy wykonuje swoją pracę. Aby uzyskać taką wiedzę, konieczne jest opracowanie i wdrożenie odpowiednich wskaźników efektywności oraz właściwego systemu monitoringu postępów prac. W większości przypadków o powodzeniu projektu będzie decydować stopień realizacji następujących kluczowych wskaźników efektywności (z ang. KPI — Key Performance Indicators): produktywność, jakość i oszczędność kosztów. Mając do dyspozycji wskaźniki KPI, jesteśmy w stanie monitorować postępy prac oraz realizację kamieni milowych w odniesieniu do konkretnych wartości przyjętych dla danego projektu. Ogólnie rzecz biorąc, wskaźniki i raporty z postępów prac służą przede wszystkim temu, aby móc przekazywać jak najbardziej aktualne informacje wszystkim osobom zainteresowanym realizowanym projektem.

Ponadto warto ściśle współpracować z wybranym wykonawcą, aby rozwiązywać wszelkie problemy dotyczące efektywności i wydajności na bieżąco — gdy tylko się pojawią. Wskaźniki KPI informują nas o ewentualnych brakach i niedociągnięciach. Jeśli takowe wystąpią, to niezwłocznie wspólnie z partnerem należy przystąpić do działania, by natychmiast znaleźć właściwe rozwiązanie. Nierozwiązane problemy związane z wydajnością przekładają się w dłuższej perspektywie na wydłużony czas realizacji projektu i niepotrzebne wydatki.

Regularne spotkania statusowe i informacje zwrotne

Zarządzanie outsourcingiem projektów IT we właściwy sposób jest praktycznie niemożliwe bez regularnego feedbacku i spotkań statusowych. Spotkania statusowe to świetna okazja, by omówić postępy prac, poruszyć temat ewentualnych wyzwań i określić te obszary i elementy projektu, które wymagają poprawy czy usprawnień. Trzymając rękę na pulsie projektu można uniknąć kosztownych błędów na późniejszych etapach prac.

Warto zachęcać do otwartości w przekazywaniu konstruktywnych informacji zwrotnych — przez każdą ze stron. Takie podejście tworzy silny fundament kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się. Umiejętnie przekazana informacja zwrotna może przełożyć się na płynniejszy przebieg prac projektowych i zoptymalizowany workflow. Najlepiej zawsze słuchać głosów tych, którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację projektu.

Branie powyższych aspektów pod uwagę pomaga w dobrym zarządzaniu procesem outsourcingu projektów IT. Właściwie to wszystko znowu sprowadza się do trzech kluczowych aspektów: komunikacji, efektów pracy i informacji zwrotnej. Jednak nawet wtedy, kiedy już wiemy, jak prawidłowo zarządzać outsourcingiem, to warto mieć na uwadze jeszcze kilka niezwykle ważnych aspektów. Mowa tu o jakości pracy i o bezpieczeństwie danych.

Jakość i bezpieczeństwo w outsourcingu projektów IT

Jakość i bezpieczeństwo to dwa filary każdego projektu IT realizowanego w formule outsourcingu. Tym, na czym zależy nam najbardziej we współpracy z wybranym wykonawcą, jest jak najwyższa jakość świadczonych usług. Wszystkim podmiotom zaangażowanym w proces outsourcingu zależy też na bezpieczeństwie danych. Jeśli efekty projektu zlecanego wykonawcy zewnętrznemu nie spełniają naszych oczekiwań jakościowych, to korzystanie z formuły outsourcingu mija się z celem. Jeśli w projekcie outsourcingowym dochodzi do naruszenia bezpieczeństwa obsługiwanych danych, może to prowadzić do kosztownych procesów sądowych i do niepowodzenia całego projektu.

Oto dwa kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę, aby zadbać zarówno o jakość, jak i o bezpieczeństwo danych w projekcie outsourcingowym:

1. Kompleksowy plan zapewnienia jakości

Aby mieć pewność, że jakość usług, za które płacimy, jest odpowiednia, to razem z wybranym partnerem powinniśmy zacząć współpracę od opracowania kompleksowego planu zapewnienia jakości. Dokument ten musi koniecznie zawierać kryteria wydajności, procedury testowania i oczekiwane efekty prac. Należy działać tu zgodnie z koncepcją SMART (z ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), co oznacza, że ustalone kryteria powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Przyjmujemy takie standardy jakości, które da się realnie spełnić.

Gdy plan zapewnienia jakości w procesie tworzenia oprogramowania na zamówienie jest gotowy, warto położyć nacisk na kwestię testów i kontroli, które z założenia powinny być przeprowadzane przez cały cykl życia projektu. W outsourcingu tworzenia oprogramowania korzysta się zresztą z wielu standardowych narzędzi i metod, wśród których mamy m.in. JUnit, Selenium czy JIRA.

2. Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

Biorąc pod uwagę aspekt bezpieczeństwa danych, warto skupić się na kilku konkretnych szczególnie istotnych kwestiach. Po pierwsze, warto działać bezpośrednio z partnerem outsourcingowym tak, aby wypracować solidne protokoły bezpieczeństwa danych, które obejmują kontrolę dostępu i szyfrowanie danych oraz odpowiednie metody ich przesyłania. Po drugie, należy mieć pewność, że partner outsourcingowy przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych — takich jak HIPAA i RODO. Po trzecie, trzeba przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa, aby jak najszybciej eliminować wszelkie ewentualne luki w zabezpieczeniach. Warto wiedzieć, że czasem niezgodność przyjętych rozwiązań ze standardami takimi jak HIPAA może nas słono kosztować — w przenośni i dosłownie, bo nawet 1,5 miliona dolarów.

Ponadto warto też sprawdzić, czy wybrany dostawca usług outsourcingowych posiada niezbędne certyfikaty, takie jak ISO 9001 i CMMI. Nie bez znaczenia będą również standardy etyczne stosowane w ramach realizacji projektu outsourcingowego. Z praktycznego punktu widzenia zawsze lepiej jest zająć się kwestiami dotyczącymi bezpieczeństwa na wczesnym etapie, bo odkładanie tego na później może okazać się bardzo kosztowne. Dlatego zawsze należy dobrze upewnić się, czy nasz wykonawca stosuje niezbędne standardy bezpieczeństwa danych i działa zgodnie z przepisami.

Outsourcing projektów rozwoju oprogramowania — wnioski

Biorąc pod uwagę wszystko to, co poruszyliśmy wcześniej, czas na wnioski i podsumowanie. Jeśli chodzi o najlepsze praktyki w zakresie tworzenia oprogramowania, zarządzania projektami IT i outsourcingu, możemy mówić ogółem o trzech nadrzędnych zasadach:

1. Wyniki projektu przeanalizowane na podstawie wcześniej przyjętych wskaźników KPI, informacji zwrotnych otrzymanych od osób zaangażowanych w projekt i wiedzy uzyskanej z danych. Wnioski pochodzą z różnych źródeł, a projekt można poprawiać na każdym etapie jego cyklu życia.

2. Każdy proces outsourcingu projektu IT jest lekcją, która pomoże w jeszcze lepszym zarządzaniu kolejnymi projektami. Oznacza to konieczność przeprowadzenia wnikliwych analiz po zakończeniu projektu, omawiania najważniejszych etapów projektu i doskonalenia takich aspektów jak współpraca i komunikacja.

3. Zacieśnianie współpracy ze sprawdzonymi wykonawcami. Jeśli udało nam się znaleźć idealnego partnera outsourcingowego, to warto postawić na współpracę długofalową i otwartą komunikację. Warto również wspierać partnera w działaniach na rzecz projektu i skupić się na wzajemnych korzyściach ze współpracy, w myśl zasady „win-win”.

Na podstawie powyższych trzech wniosków można śmiało stwierdzić, że obsługa outsourcingu projektów IT jest niezwykle dynamicznym działaniem zespołowym. W tego typu projektach wszystko może zmienić się naprawdę szybko. Zespół zarządzający usługobiorcy i zespoły zarządzane przez usługodawcę outsourcingowego muszą być gotowe do reagowania na nagłe zmiany w taki sposób, aby przebieg realizacji projektu nie został zakłócony. Każdy udany projekt outsourcingowy i każde nowe wyzwanie, któremu uda się sprostać, to większa szansa, że kolejny projekt, który zlecimy wykonawcy zewnętrznemu, zostanie zrealizowany bez większych problemów.

Słowem podsumowania

Aby poradzić sobie z outsourcingiem projektów IT należy wziąć pod uwagę różne czynniki. Obejmują one choćby stawianie jasnych wymagań projektowych czy otwartą komunikację. Powodzenie projektu zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze uda się nam określić swoje oczekiwania i przekazać je wybranemu dostawcy usług outsourcingowych — bo od tego z kolei zależy ostateczny kształt rozwiązania. Na każdym etapie prac trzeba kłaść nacisk na efekty pracy, komunikację i informację zwrotną.

Faktem jest, że z uwagi na mnogość czynników, które trzeba mieć na uwadze, proces outsourcingu projektów tworzenia oprogramowania może być zajęciem bardzo pracochłonnym i czasochłonnym. To nie lada wyzwanie. Dlatego czasem najlepszą decyzją bywa prośba o wsparcie. Nasi eksperci mają bogate doświadczenie w obszarze outsourcingu usług IT, dzięki czemu jesteśmy w stanie wesprzeć twoją organizację w realizacji najbardziej wymagających projektów rozwoju oprogramowania. Zapraszamy do kontaktu!