Checklista migracji na platformę Microsoft 365: plan sprawnego przejścia

Spojrzenie z lotu ptaka na złożone procesy migracyjne.

Z biegiem czasu platforma Microsoft 365 zyskała reputację jednej z najczęściej używanych, zwiększając produktywność w biznesie i posiadając pod koniec 2022 roku ponad 345 milionów komercyjnych użytkowników miesięcznie. Pomimo ogromnych zmian w charakterze pracy, przejście na Microsoft 365 pozostaje kluczowe dla organizacji, które chcą stworzyć swoim pracownikom elastyczne i oparte na współpracy środowisko cyfrowe. Tego typu migracja systemów i danych przedsiębiorstwa wiąże się z ważnymi kwestiami, dotyczącymi planowania i realizacji. Dlatego w tym artykule omówimy najważniejsze punkty na liście zadań związanych z migracją do Microsoft 365 i przeanalizujemy każdy etap tego procesu, od przygotowań do czasu po migracji.

Plan migracji na platformę Microsoft 365

Skuteczna migracja na platformę Microsoft 365 opiera się na dobrze przemyślanej strategii i realizacji podzielonej na trzy kluczowe etapy: przygotowanie, migracja i postmigracja. Migracja techniczna to tylko połowa sukcesu. Równie istotna jest międzydziałowa koordynacja całego procesu, skoncentrowana na wdrażaniu użytkowników w ramach bezpiecznego modelu zarządzania. Dzięki współpracy między zespołami IT i liderami biznesowymi organizacje mogą w pełni wykorzystać możliwości platformy Microsoft 365. Poniższa lista zadań pomoże wyznaczyć kamienie milowe w obszarach bezpieczeństwa, infrastruktury i kultury organizacyjnej podczas przemyślanego przejścia do nowego ekosystemu:Po prawidłowym ustaleniu strategii można rozpocząć przygotowania techniczne i realizację planu. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych kroków, aby lepiej zrozumieć szerszy obraz procesu migracyjnego.

Lista zadań przed migracją

Cały proces migracji firma może rozpocząć od planowania całościowego obrazu i uspójnienia oczekiwań interesariuszy. Zazwyczaj oznacza to utworzenie wielofunkcyjnego zespołu ds. migracji, w tym liderów IT, użytkowników końcowych z każdej jednostki biznesowej oraz osób wspierających zarządzanie projektem. Później można przeprowadzić audyt istniejących systemów i baz danych w celu ilościowego określenia użytkowników, produktów, objętości danych, integracji z innymi systemami, zależności sieciowych i niestandardowych aplikacji. Inne istotne kroki są następujące:

• Inwentaryzacja. Należy skatalogować serwery, oprogramowanie i bazy danych, a także aplikacje SaaS, sprzęt sieciowy i narzędzia bezpieczeństwa. Warto zwrócić uwagę, które systemy integrują się z funkcjami Microsoft 365, które zostaną wdrożone, w tym Exchange, SharePoint, Teams lub OneDrive. Należy też określić liczbę użytkowników, ilość danych i ruch sieciowy, aby odpowiednio dobrać wielkość dzierżawy chmury. Inwentaryzacja ta pozwala zespołowi sklasyfikować złożoność migracji na etapie planowania i prac technicznych. Co ważne, konieczne jest określenie, które aplikacje są lokalne, a które SaaS, ponieważ związane z nimi podejście do migracji będzie się różnić. Aplikacje SaaS mogą wymagać jedynie zmiany dostawcy tożsamości, jeśli są obsługiwane, podczas gdy aplikacje lokalne będą wymagały migracji lub zmiany architektury w celu współpracy z platformą Microsoft 365. Inwentaryzacja wymaga skupienia się w szczególności na:
  • Liczbie, rozmiarze i typie skrzynek pocztowych Exchange, które będą migrowane do Exchange Online
  • Informacjach o lokalizacjach przechowywania plików oraz rozmiarze/ilości plików na potrzeby migracji do SharePoint Online
  • Stosowanych systemach do spotkań i przesyłania wiadomości, które zostaną zastąpione przez Teams
  • Niestandardowych aplikacjach i integracjach
  • Witrynach internetowych, które mogą wymagać przeniesienia do usługi SharePoint Online lub integracji z usługą Azure AD na potrzeby identyfikacji tożsamości
• Przeprowadzenie analizy contentu. Należy przejrzeć skwantyfikowane dane, pliki i skrzynki pocztowe skatalogowane w wykazie i dokonać deduplikacji w różnych systemach. Warto też sprawdzić, czy nie ma zduplikowanej zawartości, która istnieje w wielu silosach i którą można usunąć przed migracją, zmniejszając ilość danych. Trzeba określić zawartość, która powinna zostać zmigrowana do platformy Microsoft 365, a nie zarchiwizowana lub przechowywana w innym miejscu, ponieważ niektóre dane nie muszą znajdować się na najwyższym poziomie dostępności. Poza tym należy przeprowadzić czyszczenie Active Directory przed synchronizacją z usługą Azure AD podczas konfiguracji dzierżawy. To jest też dobry moment na usunięcie nieaktywnych kont użytkowników, zduplikowanych kont i innych artefaktów AD, które nie służą już celom biznesowym.
• Komunikacja z interesariuszami. W tym celu powołuje się zespół ds. migracji, w skład którego wchodzą przedstawiciele działów IT, bezpieczeństwa, zgodności z przepisami, prawnego oraz inni kluczowi użytkownicy i/lub administratorzy aplikacji. To z nimi należy przeprowadzić dyskusje, aby zebrać opinie o priorytetach biznesowych, przykładach użycia, potrzebach w zakresie zarządzania i harmonogramach. Określić, które narzędzia i metody migracji pasują do każdego typu danych. Uzgodnić strategię szkolenia użytkowników w oparciu o ich zakres migracji. Dobrze poinformowani użytkownicy, którzy rozumieją nowe przepływy pracy, narzędzia i zasady, mogą przyspieszyć adaptację nowej platformy w organizacjach poprzez niezależną migrację własnych danych. Należy stworzyć profile (persony) użytkowników powiązane z ich schematami pracy i zastosowaniem poszczególnych funkcjonalności. Na koniec, należy zidentyfikować liderów adaptacji nowej platformy w każdym dziale. Mogą oni pomóc w zwiększeniu zainteresowania i wykorzystywaniu nowych narzędzi po migracji. Ich rolą może być też udzielanie wsparcia i doradzanie współpracownikom w trakcie i po zakończeniu migracji.
• Ocena przepustowości sieci. Należy ocenić istniejącą przepustowość sieci i opóźnienia w krytycznych lokalizacjach. Migracje chmurowe przenoszą większy ruch do Internetu, więc mogą być wymagane usprawnienia, szczególnie w przypadku wideokonferencji, synchronizacji pamięci masowej w chmurze lub zdalnego dostępu z lokalnych oddziałów po uruchomieniu nowej platformy.
• Wybór modelu tożsamości. W oparciu o przyjęte rozwiązania i założenia trzeba wybrać model synchronizacji tożsamości: wyłącznie chmurowy, hybrydowy lub federacyjny. Liderzy IT i eksperci ds. bezpieczeństwa będą mapować uprawnienia z wcześniejszych katalogów i tworzyć nowe modele zarządzania, odzwierciedlające zdecentralizowany dostęp.

Jest to również świetna okazja do oceny gotowości organizacyjnej poprzez ankiety i wywiady z użytkownikami w celu określenia typowych schematów działania i wykorzystywanych funkcjonalności. Dzięki takiemu podstawowemu zrozumieniu obecnego ekosystemu zespół może zaprojektować idealny stan docelowy w oparciu o cele biznesowe, a następnie określić harmonogramy z uwzględnieniem licznych testów i szkoleń. Kolejnym niezbędnym elementem jest uzyskanie poparcia kierownictwa i budżetu na wszelkie dodatkowe narzędzia lub personel wymagany do płynnego transferu.

Dowiedz się, jak Avenga opracowała rozwiązanie intranetowe, które osiąga 99,9% nieprzerwanej pracy i dostępności usług. Historia sukcesu

Lista zadań w trakcie migracji

Po przygotowaniu infrastruktury i zakończeniu testów nadszedł czas na migrację systemów produkcyjnych i danych na platformę Microsoft 365. Zwykle osiąga się to poprzez stopniowe wdrażanie określonych grup w zaplanowanych odstępach czasu. Na przykład, zespół może najpierw przeprowadzić migrację witryn współpracy zespołu marketingowego, aby ocenić wpływ na sieć i produktywność. Następnie eksperci monitorują ich przyjęcie i zajmują się takimi kwestiami, jak rekonfiguracja uprawnień dostępu lub zapewnienie dodatkowych szkoleń. Oto inne ważne działania, które firma może podjąć, aby zagwarantować, że migracja przebiegnie sprawnie:

• Konfiguracja dzierżawy platformy Microsoft 365. Po dostosowaniu planów przedmigracyjnych do wymagań ekosystemu, zespół IT tworzy dzierżawę Microsoft 365, dodając licencje w oparciu o liczbę użytkowników dla poszczególnych usług, takich jak Exchange Online i SharePoint. Funkcje Multi-geo należy skonfigurować, jeśli wymagana jest konkretna lokalizacja danych lub ich równie szybka dostępność na całym świecie. Dzierżawę trzeba dostosować do zasad przechowywania danych, zasad dostępu warunkowego i integracji z zewnętrznym dostawcą tożsamości zgodnie z celami w zakresie bezpieczeństwa i zapewnienia zgodności z przepisami.
• Konfiguracja zarządzania tożsamością. Tożsamość jest płaszczyzną do kontrolowania dostępu do platformy Microsoft 365 i zarządzania nią, więc ten krok w konfiguracji ma szczególne znaczenie. Trzeba wybrać taki model synchronizacji kont i metody uwierzytelniania, które najlepiej odpowiadają standardom bezpieczeństwa organizacji.
• Ustalenie narzędzi migracyjnych. Warto porównać narzędzia Microsoftu, takie jak SharePoint Migration Tool lub Exchange Hybrid Configuration Wizard, z popularnymi narzędziami innych firm, takimi jak MigrationWiz, SkyKick lub ShareGate, aby określić, które najlepiej poradzi sobie z największymi obciążeniami ustalonymi dla skrzynek mailowych, witryn SharePoint lub czatu Teams. W razie potrzeby można skorzystać z wielu narzędzi dla różnych typów danych; nie ma jednego uniwersalnego narzędzia do migracji.
• Stworzenie harmonogramu migracji. Wymaga to zaplanowania harmonogramu migracji między działami i typami zatrudnienia zgodnie z terminami wdrożenia i okresami testów walidacyjnych. Priorytetowych użytkowników i bardziej skomplikowane zestawy danych należy wdrażać wcześniej, aby zapewnić wystarczającą liczbę cykli testowych i zmian przed wdrożeniem całej organizacji.
• Przeprowadzenie testów przed migracją. Warto wykorzystać wczesne fazy skoncentrowane na mniejszych grupach pilotażowych w celu przetestowania technologii i procesów migracyjnych. Zweryfikować uprawnienia oraz przepływy pracy użytkowników końcowych w nowym środowisku Microsoft 365. Dopracować rozwiązania przed przeniesieniem terabajtów danych produkcyjnych, należących do całych działów.

Po udanym pilotażu można rozszerzyć migrację na cyklicznie dołączane inne jednostki biznesowe. Przydadzą się wnioski zebrane od wcześniejszych grup, aby usprawnić proces migracji w każdej kolejnej fali. Kontrolowana transformacja etap po etapie eliminuje ryzyko biznesowe i pozwala specjalistom IT na stopniowe wprowadzanie zmian zamiast reagowania na zakłócenia w całej firmie.

Lista zadań do wykonania po migracji

W miesiącach następujących po uruchomieniu nowej platformy, zespół migracyjny skupia się na wspieraniu adaptacji użytkowników, mimo że wciąż może dochodzić do stopniowej migracji dodatkowych danych. Niewątpliwie użytkownicy końcowi potrzebują czasu na dostosowanie codziennej pracy w Microsoft Teams zamiast – powiedzmy – Skype lub SharePoint zamiast dysków współdzielonych, lub nowych tablic projektów opartych na Plannerze zamiast list kontrolnych offline. Poniżej znajduje się lista innych istotnych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę po zakończeniu lwiej części migracji:

• Zapewnienie wsparcia i rozwiązywanie problemów. Zespoły IT powinny być w gotowości, aby zapewnić wsparcie w początkowych tygodniach po uruchomieniu nowej platformy, a najlepiej przez kilka miesięcy. Wiele zapytań będzie raczej dotyczyło przeszkód w jej przyjęciu przez użytkowników końcowych, a nie bezpośrednich usterek. Aby temu zaradzić, warto do artykułów pomocnych w samoobsłudze włączyć często zadawane pytania. Należy rejestrować wszelkie błędy związane z migracją, problemy z wydajnością lub brakujące dane w celu zidentyfikowania przyczyn; tj. czy problem występuje po stronie źródłowej czy docelowej? Wreszcie, co nie mniej ważne, trzeba rozpoznać luki pomiędzy aplikacjami i procesami biznesowymi, które nie będą już istniały po migracji do Office 365.
• Ocena możliwości wprowadzenia usprawnień. Na przykład przebudowa z użyciem Power Platform za pomocą danych znajdujących się w Microsoft 365, przeprojektowanie z wykorzystaniem gotowych funkcji SharePoint lub integracja z substytutami SaaS. Takie pragmatyczne podejście do ponownego wykorzystania i przebudowy jest bezpieczniejsze niż całkowita przeróbka.
• Bieżąca oferta szkoleń pracowników. Wysiłki szkoleniowe powinny być kontynuowane przez cały okres wdrażania i po jego zakończeniu. Warto promować praktyczne samouczki i dokumentację do samodzielnego wykorzystania jeszcze przed uruchomieniem fal migracji w poszczególnych działach. Zaplanować okresowe sesje odświeżające po uruchomieniu nowej platformy, aby dzielić się poradami i wskazówkami od zaawansowanych użytkowników. Uwzględnić pozyskiwane informacje zwrotne w długoterminowych planach zarządzania zmianami i kampaniach edukacyjnych. Dobrą praktyką jest też wyłonienie nieoficjalnych „zaawansowanych użytkowników” w poszczególnych jednostkach biznesowych. Będą oni pełnić rolę ekspertów osadzonych w strukturze organizacyjnej i zapewniać wzajemny coaching.
• Wycofanie z użytku starych systemów. Po spełnieniu pomigracyjnych kryteriów stabilności należy opracować harmonogram dezaktywacji i czyszczenia wcześniejszych platform. Lepiej unikać zbyt agresywnego podejścia, ponieważ utrzymanie niektórych systemów, takich jak lokalne Active Directory, może być niezbędne ze względu na konieczność zachowania zgodności z przepisami lub hybrydowy model tożsamości. Trzeba utworzyć stałe przekierowania, archiwum wiadomości e-mail lub rozszerzyć zasady przechowywania danych, aby utrzymać dostęp do najważniejszych informacji po wyłączeniu starych rozwiązań.

Migracja systemów biznesowych i danych na platformę Microsoft 365 wiąże się z różnymi kwestiami technicznymi i organizacyjnymi, od audytów infrastruktury i planowania bezpieczeństwa po szkolenia użytkowników końcowych i wsparcie już po jej uruchomieniu. Pomiędzy planowaniem nowych środowisk i przenoszeniem danych na potencjalnie dużą skalę, a wdrażaniem nieznanych wcześniej narzędzi, które teraz są dostępne dla wszystkich pracowników, często nawet w dojrzałych zespołach IT pojawiają się braki w wiedzy.

Jak podkreślono w raporcie McKinsey, firmy osiągające najlepsze wyniki gospodarcze kładą szczególny nacisk na transformację cyfrową i technologie cyfrowe. Zamiast narażać cele biznesowe niedoszacowaniem złożoności, wiele przedsiębiorstw poszukuje zewnętrznych ekspertów. Partnerzy technologiczni, zaznajomieni z realnymi niuansami realizacji całej listy zadań związanych z migracją, świadczą usługi doradcze i wnoszą zestaw istotnych umiejętności wewnętrznych. Organizacje, które współpracują z wykwalifikowanymi ekspertami w dziedzinie Microsoft 365, mają szansę dobrze prosperować zarówno w trakcie transformacji jak i po jej zakończeniu.

Opłacalność migracji na platformę Microsoft 365?

U podstaw platformy Microsoft 365 leży usunięcie ograniczeń infrastrukturalnych, które ograniczają produktywność. Funkcje takie jak oparte na chmurze aplikacje Office 365, Exchange Online, witryny zespołów SharePoint, OneDrive i Microsoft Teams łączą wcześniej rozproszoną komunikację i współpracę nad treściami w środowisko hubu dostępnego z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Co więcej, M365 uwalnia użytkowników od fizycznych stacji roboczych i służy jako podstawa do otwartego, ale bezpiecznego dostępu.

Migracja do Microsoft 365 konsoliduje wcześniej niezależne rozwiązania w intuicyjne usługi w chmurze i konfigurowalne platformy. To, co mogło zacząć się jako pomocnicze narzędzia do współpracy lub aplikacje projektowe, może przekształcić się w środowisko pracy klasy korporacyjnej, poparte bezpieczeństwem i niezawodnością. Dzięki stale rozszerzającemu się pakietowi możliwości Microsoft 365, firmy mogą stopniowo skalować systemy od eksperymentów na poziomie działu do rozwiązań wielofunkcyjnych bez wyzwań związanych z serwerami lokalnymi lub integracją patchworkową.

Mierz dwa razy, migruj raz

Przejście na platformę Microsoft 365 daje firmom szansę na przeprowadzenie znaczącej transformacji operacyjnej; nie tylko na poziomie infrastruktury, ale także w sposobie, w jaki pracownicy radzą sobie z procesami biznesowymi i współpracą. Skuteczność migracji w dużej mierze zależy od wstępnej analizy i fazy planowania. Co więcej, znacząca zmiana wymaga zaangażowania zarówno ze strony zespołów IT modernizujących modele dostarczania, jak i społeczności użytkowników oczekujących nowych sposobów zwiększania produktywności i pracy zespołowej. Dzięki solidnemu wdrożeniu technicznemu i strategicznym inicjatywom adaptacyjnym, migracja otwiera nowe perspektywy przed cyfrową transformacją firmy. Tworzy się przestrzeń, w której zaawansowane technologie wzmacniają indywidualny i zbiorowy potencjał, zamiast hamować go starymi przyzwyczajeniami.

Przyspiesz swoją cyfrową transformację z Avenga: skontaktuj się z nami.