Maximale Effizienz mit Ihrer Microsoft 365 Investition

So holen Sie das Optimum aus Ihrer Investition in Microsoft 365 heraus.

Mehr als 3,5 Millionen Unternehmen weltweit nutzen den Digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365. Damit hat sich die Plattform als Standard für ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit etabliert. Bei der Auswahl einer Microsoft-Lizenz sehen sich Unternehmen mit einer Vielzahl von Optionen und Entscheidungen konfrontiert, die sowohl Chancen als auch Verwirrung mit sich bringen können. Die Wahl der richtigen Microsoft 365-Lizenz kann daher eine Herausforderung sein.

Mittelständische Unternehmen und Konzerne haben unterschiedliche Anforderungen und Budgets, daher ist es wichtig, die Auswahl der Microsoft-Lizenzen sorgfältig zu planen. Es gilt, die komplexen Lizenzierungsoptionen zu verstehen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Darüber hinaus müssen die eigenen Kenntnisse regelmäßig aktualisiert werden, um mit den Produkt- und Lizenzierungsänderungen von Microsoft Schritt zu halten. Beispielsweise kann eine Über- oder Unterlizenzierung zu unnötigen Kosten oder eingeschränkter Funktionalität führen. Darüber hinaus kann eine geringe Benutzerakzeptanz zu Effizienzverlusten im Tagesgeschäft führen.

Dieser Artikel unterstützt Sie dabei, sich im Microsoft 365-Lizenzierungsprozess zurechtzufinden, die richtigen Optionen für Ihre Organisation auszuwählen und dadurch sowohl Ihre internen Voraussetzungen zu erfüllen als auch die Kosten zu optimieren.

Lizenz- und Kostenstruktur von Microsoft 365

M365 bietet verschiedene Abonnements mit individuellen Kombinationen von Anwendungen und Diensten, die pro Benutzer und Monat erworben werden. Die Abos sind auf verschiedene Unternehmensgrößen und -bedürfnisse zugeschnitten, so dass Kunden die Wahl je nach eigenen Anforderungen haben.

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Lizenzen für Unternehmen.

• Business-Lizenzen richten sich an kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern.
• Enterprise-Lizenzen decken die Arbeitsplatzproduktivität für größere Organisationen ab.
• Frontline-Lizenzen sind kostengünstigere Alternativen mit Apps und Dienste für Mitarbeiter in Service und Produktion.
• Darüber hinaus gibt es verschiedene Zusatzlizenzen, die zudem für Funktionen in Bereichen wie Security, Audiokonferenzen, Telefonie oder Workplace-Analytics genutzt werden können. Für einige der Services gibt es Upgrade-Optionen mit entsprechenden Premium-Lizenzen.

Unternehmen wählen aus den von Microsoft angebotenen Lizenzen aus und weisen diese ihren Benutzern zu. Dabei ist es möglich, die Lizenzen zu mischen und individuell anzupassen. Größere Unternehmen können beispielsweise eine Kombination aus Enterprise-Lizenzen und Security Add-ons für bestimmte Benutzer erwerben. Wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern, kann die IT-Abteilung zusätzliche Lizenzen erwerben, Lizenzen zwischen Benutzern neu zuweisen oder Abonnements beenden, um Kosten zu sparen.

Identifizieren und optimieren für mehr Effizienz

Rightsizing von Lizenzen für Microsoft 365

Rightsizing ist ein strategischer Ansatz, der sicherstellt, dass eine Organisation nur die Lizenzen erwirbt, die sie benötigt. Er garantiert, dass das Unternehmen den größten Nutzen aus seiner Investition zieht und gleichzeitig unnötige Ausgaben vermeidet. Ziel ist es, die richtigen Lizenzen für die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu beschaffen. Voraussetzung dafür ist, zu verstehen, welche spezifischen Anforderungen jede Benutzergruppe mitbringt und welche Lizenz für Microsoft 365 dazu passt. Dazu gehört es, die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Benutzergruppen, ihre Software-Nutzungsmuster und ihren Bedarf an Zusammenarbeit zu verstehen. Beispielsweise brauchen Nutzerinnen und Nutzer, die nur Zugriff auf grundlegende Office-Anwendungen benötigen, möglicherweise keinen Premium-Plan mit erweiterten Analyse-Funktionen. Regelmäßige Lizenz-Audits können dabei helfen, ungenutzte, nicht ausgelastete oder inaktive Konten zu identifizieren, die dann neu zugewiesen oder stillgelegt werden können, um die Kosten effektiv zu optimieren.

Eliminierung von Produkten mit gleicher Funktionalität

Um das Potenzial von Microsoft 365 auszuschöpfen und die Lizenzkosten zu senken, sollten Sie Ihre Produkte für den digitalen Arbeitsplatz regelmäßig neu bewerten. Identifizieren Sie Funktionen, die sich mit den Microsoft-Angeboten überschneiden. Wenn Sie beispielsweise das Videokonferenz-Tool eines Drittanbieters verwenden, können Sie eine Migration zu Microsoft Teams in Erwägung ziehen. Wenn Sie eine separate Projektmanagement-Software verwenden, könnte Microsoft Planner ebenfalls ausreichend sein. Durch die Konsolidierung dieser Tools in Microsoft 365 können Sie auf Drittanbieterlizenzen verzichten und so die Gesamtkosten senken.

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Adoption- und Change-Management für Microsoft 365

Wenn Benutzer über die Microsoft-Funktionen, auf die sie bereits zugreifen können, gut informiert sind, können sie ihre Arbeitsabläufe verbessern, die Zusammenarbeit fördern und Redundanzen reduzieren. Diese Optimierung steigert nicht nur die Produktivität, sondern maximiert auch die Rentabilität Ihrer Investition in M365.

IT-Administratoren können die aktuelle Nutzungseffizienz von Microsoft 365 in ihrer Organisation mit den folgenden Tools bewerten:

• Adoption Score: Dieses Tool liefert Daten darüber, wie gut M365 in Ihrem Unternehmen angenommen wird. Es berücksichtigt die aktive Nutzung verschiedener Dienste und vergleicht diese mit der Anzahl der zugewiesenen Lizenzen.
• Berichte im Microsoft 365 Admin Center: Diese Berichte geben Aufschluss darüber, wie Ihre Organisation die einzelnen Services nutzt. Sie sehen die Anzahl der aktiven Benutzer, die am häufigsten genutzten Dienste und Trends im Zeitverlauf.
• Microsoft 365 Usage Analytics in Power BI: Diese Funktion erstellt ein Dashboard mit einer produktübergreifenden Ansicht der letzten 12 Monate darüber, wie Benutzer das System annehmen und einsetzen. Zusätzlich zu den vorgefertigten Berichten können individuelle Berichte hinzugefügt werden. Beispielsweise gibt es eine vorgefertigte Zusammenfassung der Nutzungstrends und eine Drilldown-Ansicht der Anzahl aktiver Benutzer und der wichtigsten Aktivitäten für jedes Produkt.

Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Berichte können IT-Administratoren nicht ausgelastete Dienste identifizieren, bei Bedarf Schulungen durchführen und letztendlich die Nutzung von M365 in ihrer Organisation optimieren.

Kontinuierliche Schulungen und Unterstützung sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit den neuesten Funktionen und Best Practices vertraut sind. Dieser proaktive Ansatz zur Software Kompetenz ermöglicht es ihnen, das volle Potenzial der Microsoft-Plattform auszuschöpfen und so den Unternehmenserfolg zu steigern.

Fazit

Um die Kosten zu minimieren und die Effizienz von Microsoft 365 zu maximieren, können Unternehmen ihre Lizenzen strategisch anpassen, um den Anforderungen ihrer Mitarbeiter am besten gerecht zu werden. Darüber hinaus können sie ihren Digital Workplace evaluieren, um Anwendungen und Dienste auf Microsoft 365 zu migrieren und so den Bedarf an Drittanbieterlizenzen zu reduzieren.

Die Schulung der Nutzer über die Möglichkeiten von M365 und ein kontinuierlicher Support können die Produktivität Schritt für Schritt steigern und so einen optimalen Einsatz der Plattform gewährleisten. Mit Adoption Score, Admin Center Berichten und Usage Analytics in Power BI stehen mehrere Tools zur Verfügung, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Avenga berät Sie bei Auswahl und Rightsizing von Microsoft 365 Lizenzen und unterstützt Sie dabei, Migrationsprojekte zu M365 durchführen und Ressourcen für die Implementierung und das Change Management bereitstellen: Kontaktieren Sie uns.