Von Tagen zu Minuten: Wie Novoferm die Einkaufsprozesse seiner Kunden vereinfacht

Ein traditionelles Unternehmen mit langer Erfolgsgeschichte, etablierten Prozessen und komplexen Produkten in einer bislang eher wenig digitalisierten Branche, dazu ein Monolith im Backend: Es gibt leichtere Ausgangssituationen für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Trotzdem hat es Novoferm innerhalb kurzer Zeit geschafft, attraktive Angebote zu entwickeln und große Teile des Vertriebs zu digitalisieren. Lag der Anteil des Online-Umsatzes vor einigen Jahren noch bei wenigen Prozentpunkten, beläuft er sich in Deutschland inzwischen auf über die Hälfte – Tendenz steigend.

Christian Schweckhorst ist seit über zwanzig Jahren bei Novoferm und verantwortet dort mittlerweile als Projektmanager die Digitalisierung. Wir wollten von ihm wissen: Welche Chancen und Herausforderungen sieht er in den kommenden Jahren auf seine Branche zukommen? Wie ist der aktuelle Stand in Sachen digitaler Transformation in seinem Unternehmen? Wo geht die Reise hin und welche Rolle spielt Avenga dabei?

Avenga Magazine: Hallo Herr Schweckhorst, können Sie uns etwas mehr zu Novoferm und der Branche, in der Sie tätig sind, erzählen? Welche Rolle spielt das Thema Digitalisierung bei Ihnen?

Christian Schweckhorst: Novoferm ist einer der größten europäischen Systemanbieter von Tür- und Torlösungen sowie Verladesystemen für den privaten, gewerblichen und industriellen Einsatz. Wir beschäftigen mehr als 3.200 Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten in Europa einen jährlichen Umsatz von über 600 Millionen Euro erwirtschaften.

Generiert wird der Umsatz hierzulande über zwei Vertriebsschienen, den klassischen Handelskanal sowie das direkte Projektgeschäft. Bei letzterem werden die eigenen Produkte als fertige Dienstleistung inklusive Montage, Service und Wartung verkauft. So geschehen etwa beim Bau der Elbphilharmonie in Hamburg, des Flughafens in München oder des Commerzbank Towers in Frankfurt.

Seit 2003 sind wir Teil der in Japan börsennotierten Sanwa Holdings Corporation. Als mittelständisches Unternehmen haben jedoch gerade in Deutschland viele unserer Niederlassungen eine starke lokale Verbundenheit. Ein Großteil der Mitarbeiter ist schon lange dabei und kommt aus der direkten Umgebung, gefühlt kennt jeder jeden.

Avenga Magazine: Was bedeutet dies für Ihre digitale Transformation?

Christian Schweckhorst: Mit unserem Status als klassisches, alteingesessenes Unternehmen gehen natürlich Prozesse und Strukturen einher, die dem digitalen Wandel nicht immer zuträglich sind. Allerdings muss man auch klar festhalten: Die Bauindustrie ist allgemein kein Vorreiter, wenn es um Digitalisierung geht. Jedoch gibt es immer mehr spannende Ansätze, etwa digitale Zwillinge oder Building Information Modelling. Das haben wir alles sehr genau im Blick.

Avenga Magazine: Mit welchen Herausforderungen haben die Bauindustrie und insbesondere Novoferm bei der Digitalisierung zu kämpfen?

Christian Schweckhorst: Nehmen wir als Beispiel eine Baustelle. Wenn hier automatisch Schrauben nachbestellt werden, sobald diese auszugehen drohen, ist das für die Arbeiter eine große Erleichterung. Karton leer, QR-Code scannen, am nächsten Tag ist Nachschub da. In Bereichen mit Standardprodukten funktioniert das bei einzelnen Unternehmen tatsächlich schon sehr gut.

Aber unsere Produkte sind individuell, anwendungsbezogen und technisch komplex, darum gibt es sehr viele Konfigurationsmöglichkeiten. Damit einher gehen zahllose Normen und Gesetzgebungen, die beachtet werden müssen. Außerdem kann aus heutiger Sicht niemand seriös vorhersagen, wohin sich Standards und der Markt in den kommenden Jahren bewegen.

Avenga Magazine: Trotzdem haben Sie sich nicht abschrecken lassen und ambitionierte Projekte an den Start gebracht. Wie und wo haben Sie mit Ihrer Digitalisierung begonnen?

Christian Schweckhorst: An erster Stelle steht hier unser Konfigurator-Tool NovoSales. Warum? Allein die gedruckte Preisliste unserer Funktionstüren beispielsweise umfasst locker 500 Seiten. Mit Hilfe der Preisliste eine komplexe Tür technisch zu konfigurieren und dann auch noch den richtigen Preis zu ermitteln, verlangt entsprechend viel Know-how. Oft braucht es dafür den Support unseres Innendienstes, selbst für Profis.

Mit dem Konfigurator hingegen können unsere Geschäftspartner den Preis ihrer Produkte schnell und unkompliziert selbst ausrechnen. Sie sehen sofort, welche Merkmale miteinander kombinierbar sind und welche nicht. Mit nur wenigen Klicks bekommen sie so ein technisch sauber konfiguriertes Produkt, inklusive des richtigen Preises. Sie können aus dem System heraus sogar direkt ein Angebot an ihre Kunden verschicken. In der Folge sind unsere Geschäftspartner viel schneller am Markt unterwegs. Auch intern können unsere Mitarbeiter wertvoller eingesetzt werden, etwa für beratende Tätigkeiten.

Avenga Magazine: Lässt sich die Zeitersparnis quantifizieren?

Christian Schweckhorst: Sagen wir, wir haben ein kleines Kundenprojekt, bei dem zwanzig Türen gebraucht werden: Der Geschäftspartner erstellt manuell eine Angebotsanfrage und schickt sie an uns. Sie kommt rein, wird gesichtet, priorisiert, bearbeitet und zurückgeschickt – selbst im Schnelldurchgang und ohne Rückfragen und Klärungsbedarf, gehen einige Tage ins Land. Mit dem Konfigurator hingegen braucht man pro Tür vielleicht fünf Minuten, egal wie komplex diese ist.

Avenga Magazine: Gab es einen konkreten Auslöser, Ihre Digitalisierung in Angriff zu nehmen?

Christian Schweckhorst: Digitalisierungsinitiativen mit Standardsoftware gab es schon zuvor, allerdings waren deren Erfolge überschaubar. Den Anstoß, unseren Konfigurator selbst zu entwickeln, um die Bedürfnisse unserer Kunden optimal adressieren zu können, gab der Zukauf eines holländischen Unternehmens. Dieses hatte eine extrem schlanke Vertriebsstruktur, war aber trotzdem sehr erfolgreich, weil es den Fokus von Anfang an auf eine Online-Produktkonfiguration gelegt hatte, die perfekt auf das Zielpublikum zugeschnitten war. Frei nach dem Motto: Ihr seid die Profis, ihr wisst selbst am besten, was ihr braucht – hier, stellt es euch doch direkt zusammen. Diesen Ansatz haben wir übernommen und auf unser Angebot übertragen, zunächst auf die Garagentore.

Avenga Magazine: Wie wird der Konfigurator angenommen?

Christian Schweckhorst: Bereits im ersten Halbjahr nach dem Launch 2016 hatten wir eine Onlinequote im niedrigen zweistelligen Bereich. Ein halbes Jahr später hatten wir diese mit Hilfe diverser Marketingaktionen bereits nahezu verdreifacht. Inzwischen läuft deutlich über die Hälfte unseres Geschäfts über den Konfigurator und wir sehen noch immer Luft nach oben.

Tatsächlich kommt der Konfigurator bei unseren Kunden so gut an, dass einige ihn bereits an ihr ERP-System angebunden haben. Ein reiner Onlinevertrieb ist auf absehbare Zeit allerdings trotzdem nicht realistisch, weil es Produkte gibt, die so kompliziert sind, dass sich ihre Bestellung noch nicht automatisieren lässt.

Avenga Magazine: Was ist das Erfolgsgeheimnis Ihres Konfigurators?

Christian Schweckhorst: Wir haben unsere Kunden in den Mittelpunkt gestellt und überlegt, wie wir ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Zur Erklärung: Wir hatten einmal einen Onlineshop, mit dem wir allerdings nie über einen Umsatzanteil von zwei, drei Prozent hinausgekommen sind. Rückblickend ist das recht einfach zu erklären, denn der Shop hat hauptsächlich unseren Innendienst entlastet, nicht unsere Kunden.

Dass unser Fokus jetzt konsequent auf den Bedürfnissen unserer Geschäftspartner liegt, zeigt übrigens auch unser geänderter Claim. Früher lautete er: „It’s easy to do business with us“. Heute: „We make your business easier“. Klingt vielleicht ähnlich, aber der Bedeutungsunterschied ist gewaltig.

Indem wir das Geschäft unserer Kunden einfacher machen, bieten wir ihnen einen Mehrwert, der weit über unsere Produkte hinaus geht und uns hilft, uns im Wettbewerb zu differenzieren.

Avenga Magazine: Wie kam es zur Zusammenarbeit mit Avenga?

Christian Schweckhorst: Zwischen 2018 und 2019 ist bei uns die Erkenntnis gereift, dass unser Konfigurator zwar für Garagentore hervorragend funktioniert. Allerdings hatten wir unterm Strich zu viele komplexe Produkte, die zu viel Entwicklungsaufwand benötigten – gefühlt kamen wir irgendwann einfach nicht mehr schnell genug voran. Deswegen haben wir uns damals entschieden, auf die professionelle Hilfe eines IT-Dienstleisters zurückzugreifen.

Neben den kniffligen Produkten, die eine komplexe Entwicklung notwendig gemacht haben, hatten wir mit einer weiteren Herausforderung zu kämpfen: Unsere Backend-Systeme sind ein Monolith, in dem allerdings extrem viel geschäftskritisches Wissen steckt. Die Frage war also, wie wir diesen Monolithen technisch migriert bekommen, ohne alles einzufrieren und auf einer grünen Wiese noch einmal neu anzufangen. Das Ziel war es, unsere bereits bestehende IT weiterlaufen zu lassen, parallel aber Innovationen konsequent voranzutreiben.

Hier hat sich Avenga mit seinem API-Gateway Couper ganz klar von der Konkurrenz abgesetzt. Die Möglichkeit Front- und Backend technisch voneinander abzukoppeln und so neue Produkte auf den Markt bringen sowie gleichzeitig unsere Legacy-IT erneuern zu können, hat uns voll überzeugt.

Avenga Magazine: Was zeichnet die Zusammenarbeit zwischen Novoferm und Avenga aus?

Christian Schweckhorst: Wir arbeiten seit Beginn des Projekts in gemischten Teams, es gibt keine Trennung in „das ist Novoferm, das ist Avenga“. Gefühlt sind wir eine Mannschaft mit einem Ziel. Das ist wichtig, weil durch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit ein Know-how-Transfer gegeben ist, der sonst nicht möglich wäre. Das kann auch keine Anordnung von oben und kein Tool jemals ersetzen, denn am Ende sind es immer Menschen, die zusammenarbeiten. Die Wissensweitergabe von Avenga an unsere Mitarbeiter aber ist die Voraussetzung dafür, dass wir irgendwann wieder selbst die Zügel in die Hand nehmen können.

Tatsächlich ist das Verhältnis auf sämtlichen Ebenen so gut, dass uns Avenga sogar bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter unterstützt. Worauf kommt es an, was muss ein Entwickler können? Bei Themen wie diesen ist glasklar, wie die Expertise zwischen unseren beiden Unternehmen verteilt ist. Deswegen werden solche Job-Interviews oft gemeinsam geführt, zum Großteil sogar mit Avenga im Lead. Auch diskutieren wir zum Beispiel, wie wir uns aufstellen müssen, um unserer eigene Softwareentwicklung auf das nächste Level zu bringen und für die Zukunft gewappnet zu sein. Avenga bietet uns auf allen Ebenen, auch bei strategischen Fragestellungen, erstklassige Unterstützung.

Avenga Magazine: Wagen wir einen Blick in die Glaskugel: Wo steht Novoferm in fünf Jahren, was ist Ihre digitale Vision?

Christian Schweckhorst: Zeitlich kann ich mich nicht festlegen. Wie eingangs schon erwähnt, gibt es zu viele Variablen, die wir nicht selbst beeinflussen können. Auf lange Sicht ist es jedoch unser Ziel, unsere Produkte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu begleiten: von der frühen Informationsphase bis hin zum After-Sales-Service.

Das beginnt mit dem Architekten, der ein Gebäude plant und für die Türen nach möglichen Optionen schaut. Das geht über den Arbeiter auf der Baustelle, der mittels einer App digitale Vermessungen durchführt, notwendige Informationen übermittelt und die korrekte Ausführung seiner Arbeit beweisfähig dokumentiert. Und das reicht bis hin zum Facility-Manager, der sich später Details der verbauten Türen anzeigen lässt, etwa wann die letzte Wartung war und ob es Verschleißteile gibt, die ausgetauscht werden müssen.

Avenga Magazine: Wenn Sie auf Ihre Erfahrungen zurückblicken, die Sie bislang rund um Ihre digitale Transformation gesammelt habt – gibt es Learnings, von denen andere Unternehmen in vergleichbaren Positionen profitieren können?

Christian Schweckhorst: Grundsätzlich sind die Herausforderungen, mit denen unterschiedliche Organisationen zu kämpfen haben, natürlich sehr individuell. Trotzdem gibt es zwei Punkte, die ich herausstellen würde.

Zunächst kann ich nicht genug betonen, wie wichtig es ist, sich die Brille der Kunden aufzusetzen und konsequent aus deren Perspektive zu denken. Die Ausgangsüberlegung muss immer sein: Wie kann ich sie durch schlanke Prozesse optimal entlasten? Wenn dann auch noch Erleichterungen – beispielsweise für den eigenen Innendienst – dabei herausspringen, ist das ein netter Bonus. Andersherum jedoch ist die Geschichte zum Scheitern verurteilt. Kein Kunde wird jemals einen Onlineshop nutzen, nur damit der Anbieter intern weniger Arbeit hat.

Die zweite wichtige Erkenntnis war, wie wichtig die Wahl des passenden IT-Dienstleisters ist. Kompetenz, Fachwissen oder auch eigene Produkte wie etwa Couper, die out of the box sofort einsatzbereit sind und uns handlungsfähig machen, sind enorm wichtig. Aber für eine dauerhaft erfolgreiche Zusammenarbeit braucht es noch mehr. Gegenseitige Sympathie, Vertrauen und ein gemeinsames Ziel beispielsweise. Dass diese Aspekte zwischen Novoferm und Avenga erfüllt sind, steht außer Frage.

Avenga Magazine: Herr Schweckhorst, herzlichen Dank für dieses Gespräch. Wir freuen uns auf die künftige Zusammenarbeit und noch viele weitere gemeinsame Projekte.