Microsoft 365: Synchrones Arbeiten für Teams

Tauchen Sie ein in die Details von Microsoft 365 und lernen Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen kennen.

Immer mehr Unternehmen haben Schwierigkeiten, mit den Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten, die durch die „neue Normalität“ nach der Pandemie ausgelöst werden. Teams auf der ganzen Welt tun sich schwer mit der Kommunikation, während sie aus der Ferne arbeiten, was zu gestörten Prozessen führt.

Unter den zahllosen Optionen und Lösungen hat sich Microsoft 365 als die umfassendste und am besten anpassbare Plattform erwiesen, um Arbeitsprozesse so einzurichten und zu optimieren, wie es ein Unternehmen oder ein bestimmtes Team benötigt. Mit mehr als 50 Millionen Unternehmenskonten profitieren Unternehmen von dieser Cloud-basierten Lösung, die eine schnelle Datenanalyse und Workflow-Automatisierung ermöglicht.

Microsoft 365 ist eine Lösung für eine Vielzahl von Geschäftsproblemen. Seine breite Palette an Tools bietet den Nutzern die Möglichkeit, Lösungen zu erstellen, die den Anforderungen ihres Unternehmens entsprechen, ohne dass sie dafür Code schreiben müssen. Über diese Möglichkeit werden wir später sprechen, aber jetzt wollen wir uns erst einmal ansehen, was das neue Microsoft 365 an Lösungen bietet.

• Microsoft Power Apps. Dieses Tool der Microsoft 365-Suite ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Verbindungen innerhalb verschiedener Apps herzustellen. Sie können Ihre App oder die Microsoft 365-Apps wie Office 365, OneDrive, SharePoint, SQL Server und Oracle-Datenbanken verwenden, um eine Plattform einzurichten, die alle Ihre Geschäftsabläufe genau integriert.
• Microsoft Teams. Kommunikation ist der Schlüssel für eine effiziente Zusammenarbeit. Microsoft Teams ist eine Lösung, die Teams fortschrittliche Interaktionsmöglichkeiten bietet, genau wie einige der weltweit bekanntesten Teamwork-Plattformen, z. B. Slack. Chats im Arbeitsbereich, Videokonferenzen, Anwendungsintegrationen und Dateispeicherung sind für Abonnenten verfügbar.
• Microsoft Viva. Microsoft Viva, ein weiterer Teil der Microsoft 365 Kommunikations- und Engagement-Lösungen, ist eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Wissen, Kommunikation, Ressourcen, Lernen und Workflow-Einblicke an einem Ort vereint. Viva kann zu einem Bollwerk der Unternehmenskultur werden, das den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl der Teammitglieder fördert.
• Microsoft Power BI. Es ist ein interaktives Datenvisualisierungstool, das Teams dabei hilft, sich auf Business Intelligence zu konzentrieren. Power BI besteht aus einer Reihe von Softwarediensten, Anwendungen und Konnektoren und wurde entwickelt, um Ihre unzusammenhängenden Datenquellen in kohärente und visuell beeindruckende Einblicke zu verwandeln.
• Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate ermöglicht es Ihrem Unternehmen, E-Mail- und IM-Benachrichtigungen zu integrieren, Dateien zu synchronisieren und reibungslose Dateiübergänge innerhalb verschiedener Dienste zu gewährleisten. Sie können die verfügbaren Vorlagen nutzen und mit den Kapazitäten der Plattform experimentieren, um herauszufinden, was am besten zu Ihren Geschäftsprozessen passt.
• Microsoft Sway. Wenn Storytelling für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung ist, ist Microsoft Sway eine hervorragende Plattform für die Erstellung professioneller und visuell ansprechender Berichte und Präsentationen. Dieses Tool wurde entwickelt, um eine interaktive, webbasierte Leinwand bereitzustellen, auf der Mitarbeiter Ideen teilen und ausdrücken können.
• Microsoft 365 Apps. Als weiterentwickelte Version von Office 365 umfasst Microsoft 365 Word, PowerPoint, Excel, Outlook und Teams. Diese Anwendungen verfügen über neue intelligente Funktionen und sind als Abonnement erhältlich. Darüber hinaus können Sie sie auf mehreren Geräten nutzen, darunter PCs, Macs, Tablets und Mobiltelefone.
• Whiteboard. Whiteboard ist eine digitale Leinwand, die einen gemeinsamen Raum für die Zusammenarbeit bietet. Hier können Ihre Teams ihre Fortschritte verfolgen und ihre Ideen einfach ausdrücken. Es kombiniert modernste Visualisierungsinstrumente und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
• Microsoft Stream. Dieses Tool dient als Videodienst für Unternehmen, über den Benutzer Videos hochladen, freigeben und ansehen können. Es bietet außerdem ein hohes Maß an Sicherheit und ermöglicht es der Organisation, Aufnahmen von Präsentationen, Meetings oder Workshops zu teilen.
• Microsoft Planner. Microsoft Planner hilft Ihrem Team bei der Erstellung neuer Pläne, der Zuweisung von Aufgaben, der Freigabe von Dateien und der Diskussion von Änderungen im Arbeitsablauf.
• Microsoft Lists. Lists ist eine einfach zu bedienende App, die es ermöglicht, Informationen für bestimmte Zwecke zu verfolgen und zu organisieren. Mit Microsoft Lists können Sie mehrere Informationskategorien verwalten, darunter Probleme, Anlagen, Routinen, Kontakte oder Inventar.
• Microsoft Graph API. Mit diesem Tool können Sie neue Anwendungen erstellen und sie mit einer Vielzahl von Ressourcen und Beziehungen über einen integrierten Endpunkt verbinden. Sie können Dashboards, Workflows und Anwendungen erstellen, die Daten für Ihr Unternehmen sammeln und analysieren.
• Microsoft Forms. Möchten Sie Quizze, Umfragen, Fragebögen und Registrierungen erstellen, um wertvolle Informationen zu sammeln? Verwenden Sie Microsoft Forms, um auf einfache Weise mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten.
• To Do. Als Aufgabenmanagement-Anwendung ermöglicht es To Do den Benutzern, ihre Zeit zu organisieren und Aufgaben von jedem Gerät aus zu verfolgen. Ihr Unternehmen kann verschiedene Arten von Informationen über Outlook, Teams oder Planner synchronisieren.
• Microsoft 365 Groups. Groups schafft einen sicheren Raum, in dem die gemeinsame Nutzung und Auffindbarkeit höchste Priorität haben. Dieses Tool ermöglicht es Kollegen, Informationen auszutauschen und an Projekten zusammenzuarbeiten.
• Es gibt eine ganze Reihe von Produkten, die in Microsoft 365 angeboten werden. Alle sind darauf ausgelegt, die Produktivität zu steigern, die Teamarbeit zu rationalisieren und die Abläufe in Unternehmen zu optimieren. Dennoch scheint es, als hätten viele Unternehmen den Moment verpasst, als aus dem herkömmlichen Office 365 Microsoft 365 wurde.

Von Microsoft Office zu Microsoft 365

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Office 365 und seinem neuen Gegenstück? Erstens bietet Microsoft 365 Zugang zu einer Vielzahl von Online-Diensten, von Cloud-Dateispeichern und Kommunikationstools bis hin zu herkömmlichen Desktop-Anwendungen. Office 365 bietet keine Upgrade-Optionen, während ein Abonnement von Microsoft 365 unbegrenzten Zugang zu aktuellen Sicherheitsupdates, neuen Funktionen und technischem Support bietet, ohne dass Sie dafür extra bezahlen müssen. Zweitens hat Microsoft 365 ein alternatives Zahlungssystem, das eher einem Abonnementplan als einem einmaligen Kauf ähnelt. Sie können das Abonnement jederzeit kündigen, wenn es nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht.

Der Unterschied liegt auch in der Flexibilität, die den Kunden geboten wird. So kann ein Unternehmen verschiedene Abonnementpläne wählen, die seinen spezifischen Geschäftszielen entsprechen. Die Plattform hat drei Optionen für Unternehmen entwickelt: Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 und Microsoft 365 F3. Sie unterscheiden sich durch den Umfang der verfügbaren Tools, wobei Microsoft 365 E5 die besten Produktivitätsanwendungen und erweiterte Sicherheits-, Compliance-, Sprach- und Analysefunktionen bietet. Mit ihrer Hilfe können Sie Ihr Unternehmen absichern und kosteneffizient bleiben.

Lassen Sie uns nun einige der Online-Dienste von Microsoft 365 besprechen, die für Abonnementpläne für Unternehmen verfügbar sind, um zu verstehen, wie sie für den täglichen Betrieb in einem Unternehmen geeignet sind.

Microsoft 365 Online-Dienste für Unternehmen

Der Umfang der von Microsoft 365 angebotenen Online-Dienste hängt von Ihrem bevorzugten Plan ab. Werfen wir einen genaueren Blick auf die beliebtesten Dienste für Unternehmen, die sich durch ihre erweiterte und punktgenaue Funktionalität auszeichnen.

• Exchange Online ist eine E-Mail-Plattform der Unternehmensklasse, die Speicherkapazität von 50 GB bis 100 GB in den Postfächern der Abonnenten bietet. Außerdem bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit in Bezug auf die Vermeidung von Datenverlusten und den Schutz vor Malware. Möchten Sie mehr über die Sicherheit der Unternehmenskommunikation erfahren? Lernen Sie 8 Wege kennen, Ihre E-Mails vor Spoofing und Fälschung zu schützen.
• OneDrive ist ein Cloud-Speicher mit einer Speicherkapazität von bis zu 1 TB. Sie können diesen Speicherplatz intern freigeben und Gast-Links für externe Benutzer erstellen. Sie können sich auch für ein Business-Premium-Abonnement entscheiden, das Ihnen Zugang zu den Desktop-Versionen der Office-365-Anwendungen für PC und Mac sowie zu erweiterten Sicherheitstools und zusätzlichen Konfigurationen für die Geräteverwaltung bietet.
• Microsoft Teams ist eine Plattform für Video- und Audiokonferenzen, mit der Sie Veranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmern durchführen können. Sie können es auch als Tool zum Erstellen von Team-Sites und zum Austausch von Informationen über SharePoint verwenden. Das Business-Paket umfasst auch Funktionen wie Berichte, Registrierungsseiten und E-Mail-Bestätigung. Die Zahl der täglichen Nutzer von Microsoft Teams erreichte im Jahr 2021 fast 150 Millionen.
• Bei SharePoint handelt es sich um eine Plattform für die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, Informationen sicher zu speichern und die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams und Abteilungen zu optimieren. Im Jahr 2021 nutzen mehr als 200 Millionen Abonnenten diese Dienste, wobei 86 % der Nutzer die cloudbasierte Version wählen.

Mit diesen Cloud-Diensten können Unternehmen die Low-Code/No-Code-Entwicklung für kleinree Projekte effektiv integrieren.

Microsoft Power Platform für Low-Code/No-Code-Entwicklung

In den letzten Jahren ist der Markt für Low-Code-/No-Code-Entwicklung stark gewachsen. Diese Dynamik wird durch den zunehmenden Bedarf der Unternehmen an der Erstellung budgetfreundlicher Anwendungen vorangetrieben. Low-Code/No-Code-Entwicklung ist in diesem Fall die richtige Wahl. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den umsatzstärksten Low-Code-Entwicklungstechnologien, die 2019-2021 auf den Markt kommen.

Abb. 1. Umsatz mit Low-Code-Entwicklungstechnologien (Millionen US Dollar)

Datenverarbeitung, Datenanalyse und ihre Integration in die Entscheidungsfindung des Unternehmens sind entscheidend für ein stabiles und kontinuierliches Unternehmenswachstum. Laut Gartner werden Low-Code-Entwicklungsanwendungen bis 2024 mehr als 65 % aller Entwicklungsaktivitäten ausmachen. Darüber hinaus wird prognostiziert, dass der Low-Code-Entwicklungsmarkt in den folgenden Jahren dynamisch wachsen und bis 2030 einen Umsatz von 187 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Im Jahr 2021 erwirtschaften Low-Code-Anwendungsplattformen bis zu 30 % mehr Umsatz als im Jahr 2020 und bringen den Beteiligten 5,8 Milliarden US-Dollar ein. Da praktische Anwendungen auf dem Markt immer notwendiger werden, können Nicht-Programmierer von den zahlreichen Vorteilen der Power Platform profitieren – Microsofts Spielwiese für Low-Code-Entwicklung.

Die Ausbreitung von nicht-traditionellen Ansätzen zur Programmierung wird in absehbarer Zukunft weiter zunehmen. Die beliebtesten Verwendungszwecke für Low-Code/No-Code-Anwendungen, einschließlich Datenmodellierung und Produktivitätsanwendungen, sind in der folgenden Grafik dargestellt.Abb. 2. Verwendung von Low-Code für Anwendungen weltweit im Jahr 2021

Welche Technologie steckt hinter der Low-Code/No-Code-Entwicklung? Im Gegensatz zu Programmiersprachen setzen Low-Code/No-Code-Apps stark auf Drag-and-Drop-Schnittstellen. Sie ermöglichen es Citizen Developern (oder nicht-professionellen Entwicklern), Datenabfragen und Workflow-Prozesse zu organisieren, die für die Benutzer leicht zugänglich sind. Dieser Ansatz ermöglicht es einem Unternehmen auch, neu erstellte Low-Code/No-Code-Programme mit umfassenderen Geschäftsprozessen zu verbinden. So können Marketingexperten beispielsweise Anwendungen erstellen, die automatisch auf Kundendaten zugreifen und gezielte Kommunikation mit Microsoft 365-Diensten wie SharePoint, Office 365 und SQL Server starten. Sie dienen als Datenquellen für Low Code/No Code-Anwendungen und lassen sich einfach über Webschnittstellen oder mobile Anwendungen anbinden.

Low-Code-Anwendungen bieten umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Datenerfassung und -verwaltung, zur standardisierten Datensicherheit oder zur Automatisierung von Arbeitsprozessen. Interessanterweise werden 38 % aller Anwendungen in der Datenmodellierung und -visualisierung eingesetzt (siehe Abb. 2). Manchmal passt die Entwicklung ohne Code jedoch nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens. Auch wenn es für kleinere Projekte eine vorteilhafte Lösung zu sein scheint, ist die herkömmliche Entwicklung oft ein Muss für komplexere und zeitaufwändigere Herausforderungen. Darüber hinaus sind Genauigkeit und realistische Erwartungen an die Code-Entwicklung von zentraler Bedeutung für den Erfolg Ihres Datenprojekts.

Fusionierte Entwicklerteams können Ihr Unternehmen auch bei der Einrichtung von Anwendungen für Ziele unterstützen, die eine Kombination aus herkömmlicher Entwicklung und Low-Code/No-Code-Technologien erfordern. Die Zusammenarbeit zwischen Code-First-Entwicklern, Citizen Developern und IT-Entwicklern kann Ihrem Unternehmen helfen, in kürzester Zeit technische Lösungen zu erhalten, die Ihren Geschäftszielen entsprechen. Dieser Ansatz kann optimal sein, um den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens zu stärken. Sie können auch IT-Beratungsdienste in Anspruch nehmen, um die reibungslose Implementierung von Technologien zu gewährleisten.

Vorteile von Microsoft 365

Da der harte Wettbewerb auf dem Markt eine verbesserte Unternehmenseffizienz erfordert, bietet Microsoft 365 das richtige Instrumentarium. Was sind also die wichtigsten Vorteile der Integration von Microsoft 365 in die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens?

1. Steigerung der Effizienz. Microsoft 365 bietet eine vernetzte Produktivitätssuite, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Änderungen in den Arbeitsabläufen zu überwachen. Wenn Ihr Unternehmen auf mobiles Arbeiten angewiesen ist, können Sie Microsoft 365 auch nutzen, um den Zugriff auf alle Ihre Apps und Dateien zu verbessern. Darüber hinaus können Sie mit dem vielfältigen Funktionsumfang unnötige Prozesse umgehen und einen hohen Maßstab für eine nahtlose Kommunikation setzen. Über 145 Millionen täglich aktive Nutzer von Microsoft Teams im Jahr 2021 profitieren von den verbesserten Kommunikationsstandards.

2. Flexibel bleiben. Jüngste Statistiken zeigen, dass 77 % der Remote-Mitarbeiter angeben, dass sie produktiver sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Diese Verlagerung erfordert mehr Flexibilität. Microsoft 365 bietet Lösungen, die seit Jahren auf dem Markt bekannt sind, und ermöglicht es den Mitarbeitern, neue Funktionen schnell zu erlernen und sie an die spezifischen Herausforderungen anzupassen, mit denen ein Unternehmen gerade konfrontiert ist. Auf diese Weise ermöglicht Microsoft 365 Ihrem Unternehmen, sich auf einfach zu bedienende Funktionen zu verlassen und anspruchsvolle Aufgaben in unbeständigen Zeiten erfolgreich zu bewältigen.

3. Bringen Sie Sensibilität für Veränderungen mit. Da sich Branchen verändern, müssen Unternehmen auf neu aufkommende Trends reagieren können. Die Low-Code/No-Code-Entwicklung hilft Ihnen in dieser Situation, damit Ihr Unternehmen vollständige Anwendungen bereitstellen und warten kann und auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden reagieren kann. Jüngsten Berichten zufolge werden bis 2025 70 % der von Unternehmen entwickelten neuen Anwendungen Low-Code- oder No-Code-Technologien verwenden. Mit Microsoft 365 kann Ihr Unternehmen mit dem hektischen Tempo des technologischen Fortschritts Schritt halten und seine Kunden problemlos erreichen.

4. Seien Sie kundenorientiert. Laut Forrester geben 76 % der Führungskräfte an, dass die Verbesserung des Kundenerlebnisses für ihr Unternehmen entscheidend ist. Microsoft 365 ermöglicht es Ihrem Unternehmen, vorgefertigte Vorlagen und Chatbots zu verwenden, um auf die spezifischen Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Die Bereitstellung eines reibungslosen Kundenerlebnisses hängt davon ab, wie das Unternehmen mit dem rasanten technologischen Fortschritt Schritt hält und wie es die Kundenbeziehungen verwaltet.

5. Sicherheit gewährleisten. Es überrascht nicht, dass 88 % der Verbraucher sagen, dass ihre Bereitschaft, persönliche Informationen zu teilen, stark davon abhängt, wie sehr sie einem Unternehmen vertrauen. Mit Hilfe von Microsoft 365 können Sie wertvolle Daten sicher aufbewahren, ohne sich einer Datenpanne auszusetzen, denn der Datenschutz hat bei den Diensten von Microsoft 365 oberste Priorität. Mit Microsoft 365 können Sie die Vorteile einer transparenten und offenen internen Kommunikation nutzen. Ihr Unternehmen kann von leicht zugänglichen Lösungen und sicheren Datenquellen für Low-Code/No-Code-Umgebungen profitieren.

6. Beschleunigen Sie die digitale Automatisierung. Microsoft 365 kann eine Alternative zur herkömmlichen Codierung darstellen. Diese cloudbasierte Technologie vereinfacht die Feinheiten der traditionellen Programmierung mit Programmiersprachen. Sie eröffnet neue Möglichkeiten für die Einrichtung von Anwendungen durch Citizen Developer. Low Code kann auch den Prozess der Cloud-Adaption für eine reibungslosere Kontrolle über alle Arbeitsabläufe erheblich fördern. Sind Sie neugierig, mehr über die effektive Nutzung der Cloud-Infrastruktur zu erfahren? Informieren Sie sich in unserem Leitfaden zur Erstellung Ihrer Cloud-Strategie.

7. Senken Sie Ihre Kosten. Microsoft 365 bietet Produkte und Dienste, die unter Fachleuten in verschiedenen Bereichen weithin bekannt sind. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlich, dass bürgerliche Entwickler die Algorithmen zur Entwicklung mit wenig oder gar keinem Code schnell begreifen. Sie können in einfach zu bedienende Anwendungen investieren, die keine umfassenden Programmierkenntnisse erfordern, und so die Kosten senken.

8. Verbesserung von Teamarbeit und Kommunikation. Laut einem McKinsey-Bericht verzeichnen gut vernetzte Teams eine Produktivitätssteigerung von 20-25 %. Microsoft 365-Anwendungen, insbesondere Microsoft Teams, dienen als Umgebung für eine einfache und umfassende Zusammenarbeit. Es hilft auch, umständliche Verfahren zu vermeiden und sorgt für schnellere Geschäftsabläufe. Fachleute können mit Microsoft Teams effektive interne Interaktionen sicherstellen.

Microsoft 365 kann die Geschäftsabläufe vereinfachen und die Organisation effizienter und agiler machen.

Ihr Unternehmen neu denken mit Microsoft 365

In den letzten Jahren hat sich Microsoft 365 zu einer cloudbasierten Lösung entwickelt, die das organische Unternehmenswachstum fördert. Allein in den USA nutzen 731 000 Unternehmen diese Office-Suite-Software. In Anbetracht der raschen Nachfrage nach Low-Code/No-Code-Entwicklung ermöglicht sie es Unternehmen auch, Low-Code/No-Code-Anwendungen unter zeitlich begrenzten Bedingungen zu entwickeln. Außerdem bietet sie integrale Bausteine, die die Zusammenarbeit in Teams fördern und Arbeitsabläufe vereinfachen.

Experimentieren Sie mit den Vorteilen von Microsoft 365 und nutzen Sie diese maßgeschneiderte Lösung, um Ihren Geschäftsvorteil auszubauen und Ihre Daten zu schützen.

Möchten Sie mehr über das Potenzial von Microsoft 365 erfahren? Unsere Microsoft 365-Experten unterstützen Sie bei Ihrem Projekt!