IT-Projekte starten: Wie Business und IT die digitale Transformation gemeinsam erfolgreich gestalten

Viel zu viele IT-Projekte springen als Tiger und landen als Bettvorleger: Gemäß Untersuchungen der Boston Consulting Group erleiden 70% aller digitalen Transformationen Schiffbruch. In Deutschland sollen sogar 80 Prozent aller Digitalisierungsprojekte noch in der Pilotphase abgebrochen werden oder nicht erfolgreich sein.

Die hohe Anzahl an Fehlschlägen bei IT-Projekten ist selten auf technologische Beschränkungen zurückzuführen. Vielmehr scheitern Digitalisierungsinitiativen primär aufgrund ihrer menschlichen Dimension, etwa wegen fehlender Zustimmung oder Unterstützung durch Fachabteilungen und das Top-Management, Uneinigkeit zwischen IT und Business oder auch häufig wechselnden und uneindeutigen Zielvorgaben.

Um diese Projektrisiken zu minimieren, hat Avenga den Digital Excellence Sprint entwickelt. Was es mit diesem auf sich hat, wie es zum neuen Lösungsansatz kam und wie Unternehmen in IT-Projekten von ihm profitieren, erklärt unser VP Technology, Roland Guelle.

Avenga Magazine: Hallo Roland, du hast die Entwicklung des Digital Excellence Sprints initiiert. Wann und wie kam es dazu?

Roland Guelle: Die Idee ist Mitte 2020 entstanden, seit Ende des Jahres gehört der Digital Excellence Sprint nun fest zu unserem Angebotsportfolio.

Dafür mussten wir zum Glück das Rad nicht neu erfinden. Avengas deutsche Unit hat viel Erfahrung im Digital Consulting, UX Prototyping, Solution Engineering und bei Architecture Reviews. In welchem Umfang wir diese Leistungen in einem IT-Projekt erbringen, hängt natürlich vom Projekttyp und unserem Auftrag ab. Manchmal sind nur einzelne Elemente gefragt, manchmal auch das komplette Paket. Um im Bild zu bleiben, könnte man also sagen: Speichen, Laufrad, Schlauch und Mantel gab es bereits. Wir haben die Einzelteile jetzt nur so zusammengesetzt, dass wir Kunden off-the-shelf eine Lösung anbieten können, mit der komplexe IT-Projekte schnell ins Rollen und sicher ins Ziel kommen.

Das Ergebnis und vor allem die Rückmeldungen unserer Geschäftspartner sind auf jeden Fall so, dass man sich fragen kann: Warum haben wir das eigentlich nicht schon früher gemacht?

Avenga Magazine: Dann fragen wir doch genau das: Warum gibt es den Digital Excellence Sprint nicht schon viel länger? Und gab es einen konkreten Auslöser ihn zu entwickeln?

Roland Guelle: IT-Projekte werden immer größer und vielschichtiger. Das heißt: Mehr und mehr Systeme sind betroffen, auch die Anzahl der betroffenen Stakeholder steigt. Irgendwann ist ein Punkt erreicht, an dem herkömmliche Methoden sowie Lasten- und Pflichtenhefte nicht mehr ausreichen. Zudem weiß jeder, der in diesem Bereich tätig ist, wie schwierig sowohl die schriftliche als auch die verbale Kommunikation zwischen IT und den Fachbereichen sein kann, selbst wenn sich beide Seiten Mühe geben. Unklarheiten und Fehlinterpretationen sind an der Tagesordnung.

Letztes Jahr hat uns ein Partner gebeten, bei einem großen Digitalisierungsprojekt an der Entscheidungsvorlage mitzuwirken. Ursprünglich war geplant, dass wir eine PowerPoint-Präsentation für das Management erstellen, aus der hervorgeht, was wir machen wollen und welche Kosten damit verbunden sind.

Bereits zu Beginn der Lösungsfindung hat sich allerdings gezeigt, dass sich die Komplexität der Herausforderung nicht adäquat in einer Präsentation abbilden lässt und die Gefahr bestand, dass es durch die zwangsläufige Abstraktion der Problemstellungen zu Missverständnissen kommt. So kam die Idee, die Lösung in Form eines Prototypen zu präsentieren und gleichzeitig dessen Implementierbarkeit sowie seine Funktionalität im Zusammenspiel mit der Gesamtarchitektur zu prüfen.

Im Nachhinein klingt es total logisch, die Vision direkt mit der technischen Machbarkeit abzugleichen, also den Beschränkungen und Herausforderungen, die durch die Bestands-IT gegeben sind. In der Praxis fällt dieser Abgleich allerdings häufig unter den Tisch, etwa wenn sich eine Geschäftsabteilung eine Lösung überlegt, ohne sich vorher mit der IT abzustimmen.

Avenga Magazine: Ergibt ein Digital Excellence Sprint denn immer Sinn? Und gibt es Alternativen?

Roland Guelle: Der Digital Excellence Sprint bietet sich in jedem anspruchsvollen IT-Projekt an, in dem die Anforderungen sowie die Rahmenbedingungen der Umsetzung unklar sind. Aber natürlich gibt es Alternativen, die gibt es immer. In unserem Fall wäre die eine, ohne viel Federlesens direkt loszulegen. Je komplexer das Vorhaben ist, desto sicherer kann man sich allerdings sein, dass es so im Projektverlauf zu vielen unliebsamen Überraschungen kommt. Die andere Option ist eine ausgiebige Analyse des Status Quos gepaart mit einer langfristigen Planung. Erfahrungsgemäß bleibt bei zu viel Theorie aber oft die Praxis auf der Strecke. Unternehmen kommen also nicht in die Umsetzung, weil sie sich verzetteln und das Tagesgeschäft immer wieder dazwischen kommt.

So oder so sollten Organisationen mehr Zeit einplanen, wenn sie zu Projektstart auf einen Digital Excellence Sprint verzichten. Die in unserem ersten Digital Excellence Sprint präsentierte Lösung beispielsweise ist bereits Anfang dieses Jahres live gegangen. Eine so hohe Geschwindigkeit in der Umsetzung wäre ohne die geleistete Vorarbeit niemals möglich gewesen.

Avenga Magazine: Avenga bietet den Digitale Excellence Sprint erst seit kurzem an. Wie unterscheidet er sich vom vorherigen Vorgehen oder dem anderer IT-Dienstleister?

Roland Guelle: Prototyping ist nicht neu. Häufig wird es aber entweder außerhalb der Bestands-IT durchgeführt, sozusagen im Elfenbeinturm. Dort hat man dann alle Freiheiten und kann diese nutzen, um sich etwas Schönes auszudenken – und dann irgendwann später zu merken, dass sich das alles so überhaupt nicht umsetzen lässt. Oder aber der Prototyp hat einen rein technischen Charakter, frei nach dem Motto: Lässt sich machen, gehen wir an. Damit ist aber eine ganz entscheidende Frage noch nicht geklärt: Wie soll das Endergebnis aussehen, damit es die ihm zugedachte Aufgabe bestmöglich erfüllen kann?

Der Vorteil beim Digital Excellence Sprint, den wir ganz bewusst auf zwei Wochen beschränken, ist, dass Business und IT gleich zu Beginn zusammengebracht werden. Das kompakte Format stellt sicher, dass UX/Produkt und Technik/Bestand Infrastruktur von Anfang an gemeinsam gedacht werden und am Ende des Sprints ein Ergebnis steht. Und zwar nicht in Form einer Präsentation, sondern eben in Form eines konkreten Prototyps, den man anfassen und ausprobieren kann, und der bereits existierende Lösungen nicht ignoriert.

Avenga Magazine: Gibt es weitere Vorteile, die mit dem Digital Excellence Sprint einhergehen?

Roland Guelle: Indem wir Business und IT bereits beim Konzept zusammenzubringen, haben alle Stakeholder das berechtigte Gefühl, ihre Bedürfnisse, Anforderungen und Einwände einbringen zu können. Aus Betroffenen werden somit Beteiligte, was die Akzeptanz für das Projekt im Unternehmen enorm steigert. Zudem ist im Anschluss an den Sprint nicht nur die prinzipielle Durchführbarkeit demonstriert, auch der Aufwand der Umsetzung lässt sich weitaus genauer schätzen. Was auch nicht vergessen werden darf: Der Digital Excellence Sprint ist für Unternehmen sowohl zeitlich als auch monetär ein vergleichsweise niedriges Investment, kann aber vor sehr teuren Fehlschlägen schützen.

Avenga Magazine: Warum die künstliche Beschränkung auf zwei Wochen?

Roland Guelle: Die zwei Wochen basieren auf Erfahrungswerten. Das kompakte Format ermöglicht es dem Kunden und uns, den Digital Excellence Sprint hochkarätig zu besetzen. Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit, auch die betroffenen Abteilungen zumindest teilweise mit einzubeziehen und abzuholen, was bei noch kürzeren Formaten – zum Beispiel Wochenend-Workshops – oft nicht möglich ist. So sitzt niemand in einer Blase, weder Mitarbeiter noch das Management, und zentrale Fragestellungen können schnell und unkompliziert geklärt werden.

Darüber hinaus forciert die künstliche Begrenzung ein Ergebnis, ähnlich wie wir das von Hackathons oder anderen Prototyping-Sessions kennen. Zum Abschluss ist der Kunde also einen deutlichen Schritt weiter, sowohl hinsichtlich der Anforderungen an das Produkt als auch dem notwendigen Wissen rund um den Status seiner IT-Infrastruktur. Nach Abschluss des Sprints wissen sämtliche Projektbeteiligten wo die Reise hingehen soll, wie das Ziel aussieht und welche Stolpersteine gegebenenfalls im Weg liegen.

Avenga Magazine: Was sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Digital Excellence Sprint?

Roland Guelle: Die Erkenntnis des Managements, dass Handlungsbedarf besteht.

Avenga Magazine: Was passiert bei einem Digital Excellence Sprint eigentlich genau? Wer macht mit, aus welchen Bestandteilen setzt er sich zusammen? Und ist jeder Digital Excellence Sprint gleich?

Roland Guelle: Die Ausgangssituation ist immer die gleiche: Der Kunde sieht sich mit einer Herausforderung konfrontiert, bei der er nicht weiß, wie er sie optimal bewältigen kann. Offen ist der Digital Excellence Sprint insofern, als dass die jeweiligen Problemstellungen sehr unterschiedlich sein können.

Fest ist das Team-Setup auf unserer Seite, die Zeitspanne sowie das Ergebnis. Am Ende der zwei Wochen muss ein Prototyp oder Klick-Dummy stehen, der von uns präsentiert wird und den der Kunde direkt virtuell anfassen und ausprobieren kann. Auch der Ablauf ist immer gleich. Wir beginnen mit einem Workshop, in dem es für uns darum geht, den Status Quo und die Herausforderungen zu verstehen. Im Sprint erarbeiten wir dann, wie eine Lösung aussehen kann, welche Systeme betroffen sind und wie wir an benötigte Daten kommen.

Avenga Magazine: Was waren die wichtigsten Learnings in der Arbeit mit dem Digital Excellence Sprint? Gibt es interessante Insights aus den bisherigen Projekten?

Roland Guelle: Was im Digital Excellence Sprint deutlich zu Tage tritt, sind die unendlich vielen Möglichkeiten, wie man ein Problem lösen kann. Jeder hat aufgrund seiner Position und der damit verbundenen Funktion, aber auch aufgrund seiner persönlichen Geschichte und seinen gesammelten Erfahrungen eigene Anforderungen, Präferenzen und Vorstellungen. Letztlich werden selbst Architektur-Decision-Templates von Menschen ausgefüllt und haben somit einen subjektiven Aspekt. Immer wieder zeigt sich deswegen: Je früher man alle Stakeholder gemeinsam an einen Tisch bringt, desto besser sind die Chancen, auf die unterschiedlichen Wünschen eingehen zu können und ihnen gerecht zu werden.

Eine weitere wichtige Erkenntnis ist, dass durch den Digital Excellence Sprint oftmals Probleme frühzeitig erkannt werden. In der Regel lassen sie sich dadurch weitaus leichter und günstiger bewältigen, zudem können die Kosten von vornherein besser geplant werden. So ist uns beispielsweise in einem Projekt aufgefallen, dass eine Schnittstelle zwar auf dem Papier bestand, sie aber bei unserem Geschäftspartner in der installierten Softwareversion nicht funktionierte und eine zusätzliche Lizenz erworben werden musste.

Wäre dies erst im späteren Verlauf erkannt worden, hätte sich das Projekt stark verzögert. Und zwar um Monate, nicht nur um Wochen.

Avenga Magazine: Bei welchen Kunden ist der Digital Excellence Sprint denn bereits zum Einsatz gekommen?

Roland Guelle: Der Digital Excellence Sprint erfreut sich großer Beliebtheit und hat bereits bei diversen Unternehmen den Auftakt zu erfolgreichen IT-Projekten gebildet. Dazu gehören größere Organisationen, die eher im DACH-Raum bekannt sind, aber auch einige Global Player. Namen darf ich leider nicht nennen.

Avenga Magazine: Roland, vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast – und natürlich für das interessante Gespräch. Gibt es von deiner Seite aus noch etwas, das du sagen möchtest?

Roland Guelle: Wer noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, dem empfehle ich die Seite www.digitalexcellencesprint.com.